Por que contar com um sistema de hotelaria para a gestão da propriedade?

No mercado da hospitalidade, onde a satisfação do hóspede e a eficiência operacional são pontos-chave no negócio, a gestão eficaz de uma propriedade hoteleira se torna a pedra angular do sucesso.

Diante desse cenário, a adoção de um sistema de hotelaria  deixa de ser uma mera opção e se estabelece como uma necessidade inescapável. Afinal, é uma ferramenta indispensável para gestores que almejam otimizar suas operações e proporcionar uma experiência inigualável aos seus hóspedes.

Neste artigo, entenda a importância de contar com um sistema de hotelaria, saiba como eles funcionam e quais são os principais recursos. Acompanhe!

O que são e como funcionam os sistemas de hotelaria?

Os  sistemas de hotelaria  são soluções projetadas para gerenciar todas as operações e processos relacionados à gestão de hotéis, pousadas, hostels e outras propriedades de hospedagem. Eles são desenvolvidos para acompanhar e interpretar os diversos eventos que ocorrem no estabelecimento, desde reservas de quartos até o check-out dos hóspedes.

Esses sistemas oferecem uma interface intuitiva e centralizada, permitindo que os profissionais acessem e visualizem informações relevantes de maneira rápida e eficiente. Por exemplo, em uma situação de reserva de última hora, os funcionários podem verificar a disponibilidade de quartos em tempo real e realizar a reserva com apenas alguns cliques.

Uma das principais vantagens dos  sistemas de hotelaria  é a integração de informações. Isso significa que quando uma ação é realizada em um departamento, como o check-out de um hóspede, as informações são automaticamente atualizadas em todos os setores relacionados, como financeiro, governança, recepção e vendas.

Essa integração garante que todos os departamentos estejam sempre atualizados e alinhados, facilitando a tomada de decisões e melhorando a eficiência operacional do estabelecimento.

Sistemas hoteleiros para gestão de propriedades: como chamá-los de fato?

Quando falamos em  sistemas de hotelaria , é comum encontrar diferentes nomes para a mesma solução, como:

• PMS;
• sistema para hotéis;
• software de gestão hoteleira;
• sistema hoteleiro;
• plataforma de gestão hoteleira;
• entre outros. 

Independentemente de como são chamados, esses sistemas têm um papel indispensável: organizar e automatizar a operação de meios de hospedagem. Desde a administração de reservas até o controle financeiro e análise de indicadores, eles são ferramentas essenciais para uma gestão profissional e eficiente.

Benefícios de contar com um sistema de hotelaria 

Agora que você já sabe o que é e como funciona um sistema de hotelaria, reunimos,  abaixo, algumas vantagens de utilizá-lo em sua propriedade. Confira!

• Eficiência operacional: um sistema de hotelaria automatiza uma variedade de processos operacionais, desde a gestão de reservas até o controle de estoque, tornando as operações mais eficientes e reduzindo a necessidade de trabalho manual;

• Melhor experiência do hóspede: através do  sistema para hotéis, os hóspedes podem desfrutar de uma experiência mais fluida e conveniente, desde o momento da reserva até o check-out. A capacidade de fazer reservas online, realizar check-in sem complicações e acessar serviços adicionais de forma rápida e fácil contribui para uma estadia mais agradável;

• Gestão financeira aprimorada: os sistemas de hotelaria facilitam o controle das finanças do estabelecimento, fornecendo ferramentas para monitorar receitas, despesas, faturamento e pagamentos;

• Tomada de decisão baseada em dados: os gestores podem utilizar os relatórios gerados pelos sistema para identificar mudanças, avaliar o sucesso de iniciativas e elaborar estratégias para melhorar o desempenho geral do hotel;

• Maior organização e controle: ao centralizar informações e processos em uma única plataforma , os  sistemas de hotelaria  promovem uma maior organização e controle sobre as operações do estabelecimento, reduzindo a probabilidade de erros e falhas de comunicação, garantindo uma gestão mais eficaz em todos os níveis.

Sistemas de hotelaria: quais são os principais recursos necessários?

Existem algumas funcionalidades que são essenciais em sistemas de hotelaria, uma vez que contribuem para a otimização dos processos operacionais, o aprimoramento da experiência do hóspede e a maximização da eficiência financeira. Acompanhe! 

Sistema de Gestão de Propriedade / Property Management System (PMS)

O PMS é o software mais importante, e que não pode faltar na gestão hoteleira. É o sistema de hotelaria mais completo e que abre o leque de integrações com muitos outros, como o channel manager e o motor de reservas.

Sua função é reunir em um mesmo lugar todas as informações fundamentais para a boa gestão do empreendimento, de forma integrada.

É pelo PMS que você pode controlar o inventário, efetuar reservas, controlar o check-in e check-out dos hóspedes, as operações financeiras do hotel ou pousada, como definição do tarifário para baixa e alta temporada e consultas de contas a pagar e receber.

Ainda, dependendo do sistema contratado, você pode acessar o balanço geral de receitas e despesas do hotel, disponíveis em gráficos ou relatórios em Excel.

Hoje existem vários fornecedores de software PMS no mercado, inclusive marcas brasileiras, que permitem hotéis independentes, pousadas e hostels disputarem no mesmo nível de gestão que os grandes empreendimentos hoteleiros.

Check-in online

 
O check-in online é uma solução que está transformando a experiência em hotéis e pousadas, tornando o processo de entrada mais ágil e prático. Essa funcionalidade permite que os hóspedes antecipem o envio de informações necessárias antes da chegada, reduzindo filas e burocracias na recepção. 

Em alguns casos, é possível até optar pelo check-in automático, realizado em balcões de autoatendimento, onde o próprio hóspede recebe suas chaves de acesso.

 
Além de oferecer comodidade, essa tecnologia também aumenta a segurança dos dados e melhora a organização das operações do hotel, sendo uma alternativa viável para estabelecimentos de qualquer porte.

Gestor de Canais ou Channel Manager System (CMS)

Imagine que seu hotel ou pousada disponibiliza seus 10 quartos na Booking , Expedia , Decolar, Hostelworld e direto pelo seu site. Você acaba de receber 1 reserva pela Booking.com para o dia 15 de dezembro.

Após inserir os dados dessa reserva em seu sistema, você rapidamente precisa acessar a extranet de todos os outros canais em que está disponível para atualizar sua disponibilidade de venda.


Caso essa alteração não seja realizada de imediato, e em todos os canais, você poderá receber outras reservas para um quarto que não está mais disponível. Isto poderá gerar sérios problemas, como overbooking, que obriga você a arcar com os custos de acomodação deste hóspede, por todo o período da reserva, em outro local.

Essa é a função do Channel Manager: controlar suas tarifas e disponibilidade em qualquer canal de distribuição e em tempo real, centralizando a operação em um só lugar,  evitando casos de overbooking e falhas de comunicação entre os canais de vendas e a recepção. 

Você consegue ter uma “vitrine” muito maior, de forma organizada e automatizada, sem se preocupar com possíveis erros da operação manual.

Motor de reservas

O Motor de Reservas , ou Booking Engine, é um sistema de gerenciamento de reservas. Ou seja, um método de trazer a tecnologia e-commerce utilizada pelas OTAs para o próprio site do seu hotel ou pousada. A sua propriedade vende direto ao hóspede sem a necessidade de ter uma equipe física dedicada para isso. 

Implantar um motor de reservas significa que você vai disponibilizar, no próprio site do seu hotel e em redes sociais (Facebook, Instagram etc.), a possibilidade do cliente fazer reservas diretas, sem o intermédio de OTAs, portanto, sem pagar comissões a elas.

Com o motor de reservas, o site do seu hotel possui todas as informações que o hóspede precisa, e o hóspede poderá visualizar a disponibilidade de quartos, serviços extras, dias de estadia, valores, e até mesmo promoções exclusivas, diretamente pela sua página online.


As integrações do Motor de Reservas, juntamente com o Channel Manager e o PMS faz com que todo o processo de reservas online seja impecável, sem costuras soltas. Isso significa que o hóspede que fechar uma reserva na OTA será automaticamente atualizado no PMS do hotel e no motor de reservas.

Revenue Management System (RMS)

O sonho de todo empreendedor é possuir dados e informações confiáveis o suficiente para direcionar uma tomada de decisão mais assertiva e que traga reais crescimento para o seu negócio. No setor hoteleiro não é diferente. 

Alterar o tarifário de acordo com a sazonalidade do mercado já é um hábito para os gestores desse segmento. Contudo, nem sempre as mudanças são realizadas da maneira mais adequada, impactando diretamente na taxa de ocupação e no faturamento da propriedade. 

Para ajudar os hoteleiros a tomarem esse tipo de decisão, sem precisar se afundar em números, gráficos e mais números que não parecem fazer sentido, um sistema de gerenciamento de receita (RMS) faz esse trabalho analítico por você.

O RMS pode te dar uma previsão precisa de preços e ajudá-lo a controlar o inventário de quartos disponíveis. Ainda, se integrado ao PMS, as recomendações de preços são dadas em tempo-real, levando em conta as entradas e saídas de hóspedes, tempo de estadia, cancelamentos etc.

Customer Relationship Management (CRM)

A hotelaria é multicanal e todos os dias centenas de viajantes entram em contato, ligam e mandam mensagens por diversos canais de atendimento online.

Para auxiliar nesse relacionamento com o cliente, existe o Customer Relationship Management (CRM), ou sistema de gestão de relacionamento com o cliente, onde o hotel pode coletar, organizar e visualizar os dados dos potenciais hóspedes, tudo isso centrado em um único sistema hoteleiro.

O sistema permite enviar e-mails, criar uma base de dados inteligente dos clientes, segmentar perfis de hóspedes, fazer pesquisas de satisfação e muitas outras funcionalidades.

Qual é a importância de contar com um sistema hoteleiro para a gestão da sua propriedade?

A importância de contar com um  sistema hoteleiro  para a gestão da sua propriedade é indiscutível, especialmente quando se trata de tomar decisões fundamentadas. Ao ter todas as informações consolidadas em um único sistema, os gestores têm acesso a dados reais e precisos, em vez de dependerem de estimativas ou suposições. 

Essa análise de dados possibilita que a equipe tome decisões inteligentes e estratégicas, como ajustar tarifas com base na taxa de ocupação, priorizar canais de venda mais eficientes e criar promoções para períodos de baixa temporada. 

Com um sistema confiável em vigor, os colaboradores podem dedicar mais tempo à análise e ao aprimoramento do negócio, contribuindo significativamente para o sucesso do hotel.

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