Vale a pena investir em um sistema para pousada?

Para os gestores de pousadas, lidar diariamente com uma série de desafios operacionais pode ser uma tarefa exaustiva. Desde o controle de reservas e gestão de estoque até a garantia da satisfação dos hóspedes, as demandas são inúmeras. 

Nesse cenário, surge a questão crucial: vale a pena investir em um sistema para pousada? Afinal, essas soluções facilitam a gestão, aumentam a eficiência e, acima de tudo, a rentabilidade das propriedades.

Neste artigo, explicaremos o que é e como funciona o sistema para pousada e se realmente vale a pena investir ou não nesse tipo de plataforma. Acompanhe!

O que é um sistema para pousada?

Um sistema para pousada, ou software para pousada, é um sistema de gestão hoteleira (PMS) é uma ferramenta que tem como objetivo garantir a eficiência operacional e a excelência no atendimento ao cliente em uma pousada.

Basicamente, ele é implementado para simplificar e aprimorar os processos operacionais de estabelecimentos de hospedagem. Sua função principal é integrar todas as operações vitais para o funcionamento da pousada em uma única plataforma, desde a gestão de reservas até o controle financeiro. 

Essa solução é especialmente projetada para pousadeiros que buscam melhorar a organização, o cadastro de hóspedes, o monitoramento das reservas e a coordenação das atividades da equipe. 

Sistema para pousada online: como funciona?

O sistema para pousada funciona como uma plataforma integrada que automatiza e simplifica uma variedade de processos operacionais dentro da propriedade. A seguir, estão algumas das principais funcionalidades e como elas operam. Confira!

• Gestão de reservas: o sistema mantém um registro centralizado de todas as reservas, detalhes dos hóspedes, datas de check-in e check-out, tipo de quarto selecionado e quaisquer solicitações especiais;
• Check-in e check-out: os detalhes do hóspede são registrados no sistema, incluindo informações de identificação e dados de pagamento. Além disso, o sistema facilita o fechamento da conta, a cobrança de despesas extras e a emissão de recibos;
• Gestão de tarifas e disponibilidade: o sistema permite que os gerentes atualizem facilmente as tarifas dos quartos com base na demanda e na sazonalidade. Ele também fornece uma visão em tempo real da disponibilidade dos quartos, permitindo que os gerentes otimizem a ocupação e maximizem a receita;
• Gestão de hóspedes: banco de dados detalhado de todos os hóspedes, incluindo informações de contato, histórico de estadias e preferências pessoais;
• Controle financeiro: o sistema rastreia todas as transações financeiras, incluindo pagamentos de hóspedes, despesas operacionais e receitas.

7 motivos para você investir em um sistema para pousada

Agora que você já sabe o que é um sistema para pousada e onde ele pode ajudar na sua gestão, trazemos aqui 7 motivos para utilizá-lo em sua propriedade. Confira!

1. Check-in e coleta de dados

A experiência do hóspede é o que há de mais importante no segmento hoteleiro. Nesse sentido, a relação deve ser aprimorada ao máximo, e isso é feito por meio da coleta e da análise de dados, que permitem a você conhecer e compreender melhor seu público.

Com o sistema para pousada, ao registrar a entrada de novos hóspedes, é importante colher informações que permitam uma comunicação eficiente, direcionada e personalizada com os clientes.

Isso é necessário para não somente criar promoções, por exemplo, mas também descobrir os gostos pessoais de cada um, garantindo uma estadia perfeita e que assegure o retorno e a retenção do consumidor.

Os PMS mais completos possuem, ainda, uma ferramenta de check-in online, onde o hóspede pode fazer todo o seu check-in antecipadamente, e quando chega na recepção o atendimento é muito mais rápido e eficiente.

2. Integração com os canais de venda

Um bom PMS possui integração com os mais diversos canais de vendas disponíveis no mercado, através de um channel manager.

A integração com os canais de venda permite a alteração de variáveis em apenas um local, o que a torna fundamental para evitar retrabalhos e erros manuais, e os temidos overbookings.

Dessa forma, o PMS para pousada recebe instantaneamente as reservas de todos os canais, evitando falhas na gestão e garantindo agilidade na atualização de tarifas.

3. Fim de planilhas desorganizadas e complexas

Através de uma plataforma que acelera e automatiza processos, o sistema para pousada deixa a gestão hoteleira mais simples e precisa. Sendo assim, não há motivos para manter diversas planilhas offline. Elas correm o risco de perder os dados ou ainda prolongar a tomada de decisão.

Ao escolher um PMS, é importante ter em mente que é um sistema que será usado diariamente por vários funcionários e, portanto, não pode ser complicado. 

É frustrante quando um novo sistema é implementado, mas sua usabilidade é confusa. Um bom software deve entregar funcionalidades que sejam capazes de gerar benefícios aos usuários, além de ter uma interface fácil e intuitiva.

4. Gestão e estadia do hóspede

Em pousadas, cuidar da entrada e saída de hóspedes é um desafio complexo, pois vai além da simples cobrança de valores. É necessário inspecionar o quarto, limpar e preparar a suíte para o próximo cliente etc.

Principalmente em estabelecimentos menores, onde a equipe de colaboradores é reduzida e responsável por mais de uma função, é possível que essa atividade saia do controle e prejudique sua operação.

Dessa forma, o sistema de pousadas detém todas as informações de check-in, check-out e reservas futuras, apontando de forma simples cada etapa da rotina. Assim, falhas administrativas e atrasos ao disponibilizar quartos tornam-se um problema drasticamente reduzido.

5. Gerenciamento financeiro e avaliação de desempenho

Além de ajudar a traçar melhores estratégias, possibilitar insights e gerenciar equipes, o software para pousadas tem outra função essencial para a gestão hoteleira: finanças. Um momento de alta procura, como férias coletivas ou feriados prolongados, pede por um novo estudo sobre preços de estadia. 

Com mais hóspedes, maiores são os custos, e um sistema ajuda a entender e calcular como deve ser feito o reajuste de cobranças, para que a margem de lucro da pousada continue satisfatória.

6. Acesso a relatórios estratégicos: ganho de controle

Se os relatórios não estão sendo suficientemente úteis para agregar valor ao negócio, o hotel ou pousada perde a oportunidade de sofisticar sua performance, o que representa uma desvantagem observando a alta concorrência no setor. 

Afinal, com relatórios trazendo dados reais e informações úteis, o gestor pode pensar em melhores estratégias de mercado.

7. Cloud computing atuando no PMS

Contar com sistemas de gestão atuando em nuvem já é uma realidade na maioria das empresas, e, quando falamos sobre o que é PMS, não é diferente. Trazendo mais simplicidade, agilidade e dinamismo, ele pode ser uma peça-chave para a sua pousada.

Dessa forma, contar com o sistema cloud traz uma grande facilidade na instalação, manutenção e uso inteligente do espaço, uma vez que o servidor é hospedado em Nuvem.

O PMS em cloud traz uma mobilidade fora do comum à sua equipe. A partir de dispositivos móveis, como smartphones e tablets, todos os profissionais estão livres para cumprir suas atividades da melhor forma possível, sem interferências ou ruídos na comunicação e sem a necessidade de estarem sempre na recepção.

Afinal, vale a pena investir em um software para pousadas?

Sim, vale muito a pena! Investir em um software para pousadas pode ser uma decisão estratégica e lucrativa, uma vez que esses sistemas oferecem uma variedade de benefícios, incluindo automação de processos, organização eficiente, melhor gestão de reservas e o aumento da satisfação do hóspede e da eficiência operacional. 

Além disso, eles ajudam a reduzir erros e custos desnecessários, permitindo que os proprietários se concentrem em oferecer uma excelente experiência ao cliente.

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