Software de gestão hoteleira: conheça as ferramentas indispensáveis para a hospedagem

O que é um software de gestão hoteleira?

O software de gestão hoteleira é uma solução que permite fazer a gestão das tarefas rotineiras de uma empresa. Ele conecta as diferentes áreas e automatiza vários processos operacionais.

Ou seja, na mesma plataforma, você pode ter uma organização inteligente a cerca de atividades financeiras, envio de documentos e dados, estoques e compras, relatórios, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, dentre várias outras opções.

Além disso, um sistema de gestão para propriedades dá a possibilidade de centralizar as informações de vários setores, proporcionando facilidade ao consultá-las e gerar relatórios, impactando muito positivamente nas tomadas de decisão.

Qual é a importância de investir em um software de gestão hoteleira?

Ter controle absoluto de todas as informações do seu estabelecimento. Como gestor de uma propriedade, seja ela hotel, hostel ou pousada, esse é um grande desejo seu, não é mesmo? E como recepcionista, gerente ou funcionário, ter uma visão clara e centralizada de todas as informações deixaria seu trabalho muito mais produtivo, correto?

Ao optar por trabalhar com um sistema de gestão hoteleira, é possível contar com uma ferramenta fundamental para os gestores que desejam profissionalizar seus meios de hospedagem.

Com um software para hotéis, você tem a possibilidade de organizar as principais rotinas da propriedade, desde o momento da reserva e movimentações de caixa, até controle de limpeza e estoque, dando uma visão geral do seu negócio e facilitando a administração. 

Quais são as vantagens de contar com um software de gestão hoteleira?

Os softwares de gestão hoteleira podem oferecer uma série de benefícios para o administração de hotéis, hostels, pousadas e entre outros empreendimentos. A seguir, elencamos as principais vantagens. Confira!

Economia

Assim como sabemos que a rotina de um hotel é densa, também sabemos que gera custos cada uma das atividades executadas, por isso, uma das principais vantagens do sistema de gestão hoteleira é a economia que ele te propõe, uma vez que os esforços vão estar concentrados no sistema, com uma maior eficiência e produtividade, além de não precisar de terceiros para cuidar das particularidades das informações.

Eficiência na gestão de reservas

A tecnologia atual permite proporcionar facilidades para os hóspedes por meio de reservas online e pagamentos eletrônicos. No entanto, o controle das camas e de ocupação é fundamental do ponto de vista operacional e estratégico. 

Os controles manuais estão mais sujeitos a erros, por isso, a operação é mais bem conduzida com os controles de um bom sistema de gestão de propriedade. As funcionalidades relativas à gestão de reservas garantem uma série de informações que facilitam a análise de desempenho, apontam gargalos a serem aprimorados e outros dados relevantes.

Elaboração de relatórios financeiros

Por mais que todos os outros dados sejam importantes, é no financeiro que você confere a lucratividade, a rentabilidade e a disponibilidade de caixa do hotel. Obviamente, não adianta nada manter o estabelecimento ocupado e prestar um serviço excelente sem obter o lucro devido.

Se você busca um software para hotel grátis, saiba que esses sistemas, apesar de não serem gratuitos, são capazes de produzir relatórios com dados diários para que você possa identificar riscos, discrepâncias com as receitas e a contabilidade do estabelecimento de forma mais rápida, impactando diretamente no desempenho do negócio.

Gestão de canais ágil e prático

Com a popularização dos smartphones, o cliente está em todos os lugares e a toda hora. Ele não está mais disposto e com tempo para buscar informações ou interagir com empresas disponíveis em um único canal.

O setor hoteleiro utiliza de canais específicos como o TripAdvisor, HostelWorld e Booking e ainda precisa se organizar em relação ao motor de reservas do site, OTAs, operadoras e agências de viagens. Ter um bom software de gestão de canais é fundamental nesse momento.

Ferramentas indispensáveis em um software de gestão hoteleira

As funcionalidades de um software de gestão hoteleira completo vai além de apenas gerenciar reservas; ele deve centralizar todos os processos, desde a administração do estoque até o relacionamento com o cliente. 

A seguir, exploramos as ferramentas indispensáveis para qualquer sistema de gestão hoteleira eficaz. Confira!

PMS (Property Management System)

O PMS é o coração de qualquer sistema de gestão hoteleira. Ele automatiza e centraliza todas as operações do hotel, desde o controle de reservas até o gerenciamento da disponibilidade de quartos. 

Além disso, facilita o check-in e check-out, a gestão de tarifas e as comunicações internas. Um PMS robusto melhora a eficiência operacional, permite acesso rápido a dados cruciais e ajuda na tomada de decisões estratégicas.

Channel manager

O channel manager é uma ferramenta vital para garantir que as tarifas e a disponibilidade da hospedagem sejam sincronizadas em tempo real em todas as plataformas de venda online, como OTAs (Agências de Viagens Online) e o site oficial do hotel. 

Com ele, evita-se overbookings, erros manuais e é possível maximizar a ocupação, assegurando que todos os canais de vendas estejam sempre atualizados.

Motor de reservas

O motor de reservas é o componente que permite que os hóspedes façam reservas diretas no site do hotel. Ele é fundamental para aumentar as reservas diretas e reduzir a dependência de intermediários como as OTAs. 

Um bom motor de reservas é integrado ao PMS e ao Channel Manager, oferecendo uma experiência de reserva simples, rápida e intuitiva para o usuário, além de permitir upsells de serviços adicionais.

Check-in online

O check-in online tem se tornado uma ferramenta cada vez mais necessária no setor de hospitalidade. Ele permite que os hóspedes realizem o processo de check-in antes mesmo de chegar ao hotel, economizando tempo e eliminando a necessidade de longas filas na recepção. 

Além de melhorar a experiência do hóspede, o check-in online reduz a carga de trabalho da equipe de recepção e facilita o acesso a dados importantes antecipadamente.

Mapa de reservas

O mapa de reservas oferece uma visão geral e visual da ocupação dos quartos, permitindo que o hoteleiro veja facilmente quais unidades estão reservadas, disponíveis ou bloqueadas, ajudando na gestão eficiente da disponibilidade e na organização dos turnos da equipe de limpeza, além de facilitar a atribuição de quartos de maneira estratégica, maximizando o uso de cada acomodação.

PDV (Ponto de Venda)

A funcionalidade de PDV (Ponto de Venda) integrada ao sistema de gestão permite que os hotéis gerenciem transações internas de diferentes departamentos, como restaurantes, bares, spas e outros serviços adicionais. 

Ele garante que todas as vendas realizadas dentro da hospedagem sejam automaticamente registradas no PMS, permitindo um controle preciso das despesas dos hóspedes e facilitando o fechamento da conta no check-out.

Automação via WhatsApp

A automação via WhatsApp é uma ferramenta poderosa para melhorar a comunicação com os hóspedes e otimizar o atendimento. Com ela, é possível enviar automaticamente atualizações de reservas, confirmações de check-in, promoções, informações sobre a hospedagem e muito mais.

Relatórios

Os relatórios são uma das ferramentas mais importantes para a gestão estratégica de qualquer hotel. Um bom sistema de gestão hoteleira oferece relatórios detalhados sobre ocupação, receita, performance de canais de vendas, desempenho da equipe, preferências dos hóspedes e outros indicadores-chave. 

Esses relatórios são fundamentais para analisar o desempenho do negócio, identificar tendências e tomar decisões baseadas em dados para otimizar a operação e a lucratividade.

Com essas ferramentas, é possível não apenas gerenciar uma hospedagem de forma eficiente, mas também melhorar a experiência dos hóspedes, otimizar a receita e garantir uma operação mais ágil e integrada.



5 sinais que indicam o momento ideal para investir em software de gestão hoteleira

Afinal, você sabe qual é o momento ideal para começar a investir em software de gestão hoteleira? A seguir, confira alguns fatores que podem indicar o momento certo para contratar um bom serviço e otimizar o seu trabalho!

Falta de automação dos processos

Ao optar por investir em sistema de gestão hoteleira, é possível contar com várias funções. Aliás, todas elas precisam ser voltadas à otimização dos processos. Isso porque essas tecnologias são pensadas para promover uma experiência diferenciada ao cliente. Indo desde o momento do check-in até a saída.

Nesse sentido, é importante garantir agilidade e confiança para o cliente. Essa postura, além de aumentar a fidelização de hóspedes, demonstra respeito às pessoas que confiaram nos seus serviços.

Falta de controle financeiro e de consumo

Na gestão de uma propriedade, uma das tarefas diárias é realizar o controle de consumo dos hóspedes. Caso você esteja se deparando com uma falta de controle nesta área, certamente é um bom motivo para investir em software de gestão.

Essa ferramenta possibilita, por exemplo, verificar o volume de estoque, pedidos no bar e no restaurante. Isso permite que você antecipe necessidades e conheça os produtos indispensáveis para cada cliente.

Desorganização da disponibilidade junto às OTAs

Antes do desenvolvimento tecnológico desembarcar no setor hoteleiro, o controle de disponibilidade de uma propriedade perante às OTAs era uma verdadeira fábrica de problemas. Quartos reservados duplamente, clientes insatisfeitos e baixo aproveitamento da ocupação.

Com o surgimento dos softwares de gestão, esse tipo de problema diminuiu. O sistema integra as reservas ao quadro de quartos de forma automática. Logo, assim que uma reserva é feita, o dormitório automaticamente se torna indisponível, deixando a organização da disponibilidade muito mais eficiente.

Falta de segurança nas informações e dados coletados

Relatórios, gráficos, cadastros de hóspedes e históricos de reservas são algumas das informações cruciais para um hotel. Sendo assim, um bom software de gestão hoteleira permite também a segurança desses dados.

Por meio de backups automáticos, os dados ficam protegidos e se tornam excelentes referências para realizar o planejamento e executar ajustes na estratégia do seu negócio.

Posicionamento de marca indefinido por falta de autoridade

Investir em tecnologias de gerenciamento também é uma forma de aumentar a sua autoridade na internet. Essa estratégia envolve a criação de um site bem estruturado e fácil de usar.

Nesse sentido, um software de gestão é o responsável por processos de reservas on-line e envio de vouchers automáticos aos viajantes. Essa facilidade, somada a uma boa experiência dentro das dependências do seu estabelecimento, impulsionará a relevância das suas mídias nos resultados dos motores de pesquisa.

Conheça o software para hotéis, hostels e pousadas da HQBeds

A HQBeds é uma empresa brasileira referência no mercado de soluções para gestão hoteleira, oferecendo uma plataforma all-in-one projetada para atender às diversas necessidades de hotéis, pousadas, hostels e propriedades de aluguel por temporada. 

Com mais de uma década de experiência no setor, combinamos tecnologia de ponta com um profundo conhecimento do mercado hoteleiro para oferecer soluções eficientes e inovadoras.

Principais funcionalidades

• Painel de Controle e Mapa de Acomodações: organize suas reservas online de forma eficiente com um painel de controle intuitivo e um mapa de acomodações que simplifica o trabalho do recepcionista;
• Controle de Estoque e Compras: gerencie seu inventário, crie listas de compras, acompanhe os produtos mais vendidos e cadastre comissões, proporcionando uma gestão financeira mais eficaz e aumentando o lucro do seu negócio;
• Check-in online: transforme o processo de check-in em uma experiência mais rápida e sem complicações, aumentando a satisfação dos hóspedes e facilitando o trabalho da recepção;
• Controle individual de consumo: monitore o consumo de cada hóspede ou visitante da sua propriedade, permitindo uma gestão mais precisa e personalizada;
• Pontos de Venda: separe a operação do seu bar e caixa, possibilitando o atendimento de clientes que não estão hospedados na propriedade, ampliando as oportunidades de receita.

Entre em contato conosco

Investir em um software de gestão hoteleira pode ser um passo decisivo para impulsionar o sucesso e a eficiência da sua propriedade. 

Ao identificar os sinais que indicam o momento ideal para esse investimento, você estará preparado para aproveitar ao máximo os recursos e benefícios que essas ferramentas podem oferecer.

Quer saber mais sobre como o software de gestão hoteleira da HQBeds pode transformar o seu negócio? Entre em contato conosco hoje mesmo para uma demonstração gratuita e descubra como a nossa solução pode atender às necessidades da sua propriedade.