Sistema para hotel: saiba como escolher o ideal para o negócio

Encontrar o sistema para hotel ideal é um desafio comum enfrentado por gestores de hotéis e pousadas. A necessidade de oferecer agilidade, eficiência e funcionalidades essenciais para a administração tornou-se uma prioridade para atender às expectativas dos hóspedes e garantir o sucesso do negócio.

No entanto, a busca por um software de gestão hoteleira que realmente agregue valor aos processos pode se transformar em uma verdadeira jornada, independentemente do porte da empresa. 

Muitos gestores enfrentam dúvidas sobre tecnologia e têm dificuldades em distinguir entre os diferentes serviços disponíveis. Se você está enfrentando esses desafios, este artigo foi feito para você. 

Ao longo deste artigo, vamos explorar os principais aspectos de um sistema para hotel e fornecer dicas valiosas para ajudá-lo a escolher o programa ideal para a sua propriedade. Acompanhe!



Como funciona um sistema para hotel?

Um sistema para hotel é uma solução de software que gerencia todas as operações e processos do estabelecimento, desde reservas até o controle financeiro e de estoque. 

Por exemplo, ao lidar com uma reserva, o sistema verifica a disponibilidade do quarto desejado pelo cliente e registra a reserva de forma automatizada, evitando conflitos de disponibilidade. 

Além disso, o software integra todas as informações, permitindo que as ações realizadas em um setor afetem automaticamente outros setores, como finanças, governança e recepção.

Essa integração de informações proporciona uma visão clara e atualizada do funcionamento do hotel em tempo real. Por exemplo, quando um hóspede faz o check-out, o sistema atualiza automaticamente os registros financeiros, os relatórios de ocupação e a disponibilidade do quarto, garantindo que todas as áreas do hotel estejam sincronizadas e informadas sobre as atividades em andamento.

Principais vantagens de contar com um sistema para hotelaria

A automação, através de um sistema para hotelaria, é garantia de agilidade e otimização de trabalho. Diante disso, é possível destacar as seguintes vantagens em contratar um sistema de gestão para sua propriedade. Confira abaixo!

Cadastro de clientes

Antes que qualquer outro passo mais concreto possa ser dado no sentido de atender as expectativas dos nossos clientes, precisamos saber quem, exatamente, eles são.

Um breve cadastro de cada pessoa já permite ao gestor ou recepcionista do hotel ter informações importantes que fazem toda a diferença não apenas em nível operacional, mas também quanto ao planejamento estratégico do negócio.

Agendamento de reservas

Um dos erros mais graves que podem ser cometidos pela gestão de um hotel, hostel ou pousada é fazer reservas acima de sua capacidade ou errar no momento da reserva, entregando ao hóspede uma acomodação diferente da que ele havia solicitado.

Por isso, um sistema eficiente de agendamento de reservas é um item de primeira necessidade.

Agilidade no atendimento

Um software de gestão facilita tanto o dia a dia do gestor como também o do hóspede. Já imaginou o check-in ser tão rápido que o seu cliente nem perceba?

Realizar o check-in dos hóspedes manualmente, além de ser um trabalho enorme para o colaborador, traz um certo desconforto para seu hóspede, pois ele terá que enfrentar fila, preencher papéis, e por aí vai.

Com um sistema de gestão, seu hóspede pode fazer o cadastro dele antes mesmo de chegar no hotel. Possuindo o check-in online, ele pode fazer seu cadastro sem precisar estar no local. Ele só chega na recepção para pegar a chave. Você evita um desconforto e agiliza o atendimento.

Registro do consumo

Outra preocupação da gerência no dia a dia do hotel é em registrar o consumo do hóspede. Isso inclui frigobar, serviço de quarto, bar, restaurante etc. Com um sistema para hotel, essa tarefa se torna mais fácil e ágil.

Manutenção dos quartos

A negligência com a troca de roupas de cama, toalhas e arrumação dos quartos pode significar para o cliente uma péssima experiência durante sua viagem.

Ser constantemente importunado por funcionários do hotel em seus momentos de descanso também pode contribuir para desgastar as relações com o cliente.

Por isso, o processo de limpeza e manutenção deve ser cuidadosamente orquestrado, e um bom sistema de gestão poderá facilitar o controle desses períodos a fim de fazer um trabalho de excelência.

Otimização de tempo

Se você está em busca de sistemas para hotel e pousada na nuvem, por exemplo, saiba que essa ferramenta ajuda você a economizar tempo e agilizar processos. 

Além de automatizar atividades manuais, ela assume funções que geram mais tempo livre para os colaboradores pensarem em iniciativas importantes para o sucesso da marca, como aprofundar o relacionamento com os clientes.

A tecnologia também fornece importantes dados sobre o desempenho dos funcionários, o que possibilita melhorias em tempo hábil por meio de treinamentos, por exemplo.

Quais são as funcionalidades de um sistema para hotel?

Os denominados Property Management Systems (PMS) nos permitem gerir os diversos departamentos de um hotel. Os programas são divididos em módulos, segmentando as informações, como ocupação, gerência, reservas, vendas e afins. Algumas das principais funcionalidades são:

• Controle de reservas, de no-show (pessoas que não compareceram), de check-in e de check-out etc.;
• Delegação e acompanhamento de tarefas, como limpeza e manutenção;
• Organização das atividades de finanças e contabilidade, como cobranças, controle de caixa e emissão de notas fiscais;
• Planejamento e execução de vendas, com fixação de orçamentos, tarifas e afins;
• Comunicação com recursos externos, especialmente com os sites em que as vagas são disponibilizadas.
• Servidor e suporte disponível para auxílio em suas operações;
• Facilidade de acesso para o gestor acompanhar os processos de onde estiver;
• Atualizações e melhorias frequentes
• Integração dos colaboradores aos departamentos de propriedade.

Resumidamente, um bom sistema para hotel deve oferecer as condições necessárias para planejar, executar e monitorar todas as etapas dos processos do seu estabelecimento. Da solicitação de reserva por um site até a limpeza dos quartos, todos os passos são organizados e prontamente exibidos para os responsáveis.

Como escolher um sistema para hotel?

Após identificarmos a necessidade, devemos buscar uma solução capaz de enfrentar o problema e conferir maior eficiência e agilidade à gestão hoteleira. Considere os 5 itens a seguir para escolher o sistema de hotel ideal para sua propriedade:

1. Suporte técnico do fornecedor: verifique se o fornecedor oferece suporte técnico adequado, pois os profissionais do hotel podem não ser especialistas em tecnologia da informação;
2. Capacidade de integração: certifique-se de que o sistema seja capaz de integrar todos os sistemas necessários para o funcionamento do seu hotel, como reservas, check-in, check-out, gestão de estoque, entre outros;
3. Forma de exibição das informações: avalie como as informações são exibidas para os gestores e colaboradores. Uma interface intuitiva e fácil de usar é essencial para garantir uma adoção eficaz do sistema;
4. Módulos de back office: verifique se o sistema possui módulos de back office abrangentes, como financeiro, governança, gestão de estoque, entre outros, para ajudar na administração eficiente do hotel.
5. Geração de relatórios: procure por um sistema que ofereça uma variedade de relatórios personalizáveis ​​para auxiliar nos planos estratégicos do seu negócio, como total de vendas, ticket-médio, taxa de ocupação em certo período, entre outros indicadores-chave de desempenho.

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