Como um sistema de hotel pode auxiliar na gestão da hospedagem?

Em um contexto onde o tempo é um recurso valioso e a indústria da hospedagem enfrenta desafios constantes, a tecnologia surge como uma aliada indispensável. O sistema de hotel, muitas vezes subestimado, não apenas simplifica operações como também aprimora a experiência tanto para hóspedes quanto para gerentes. 

Desde a agilidade no check-in até a gestão inteligente de quartos disponíveis, o sistema oferece uma gama de benefícios cruciais para o sucesso do negócio. 



Neste artigo, exploraremos como um sistema de hotel pode ser uma solução eficaz para otimizar processos e maximizar a eficiência na gestão hoteleira. Acompanhe!

O que é um sistema de hotel?

O sistema de hotel é um tipo de software de gestão desenvolvido para facilitar a administração e operação de estabelecimentos hoteleiros, como hotéis, pousadas, guesthouses, entre outros. 

Esse sistema é projetado para integrar todos os departamentos de um hotel em uma única plataforma digital. Isso significa que as diferentes áreas, como recepção, reservas, finanças, estoque e serviços aos clientes, são centralizadas em um único programa, permitindo uma gestão mais eficiente e simplificada.

Para que serve um software de gestão de hotel?

É natural que cada hotel tenha uma divisão administrativa entre os setores ou departamentos como RH, recepção, estoque, marketing etc. Apesar de haver regras para toda a empresa, normalmente cada responsável de área utiliza seus próprios indicadores e metodologias para acompanhar sua equipe.

Sem um software de gestão de hotel, é comum que haja falta de conexão entre os departamentos, o que pode prejudicar a empresa como um todo. 

Sendo assim, utilizar um bom software de gestão permite que todos tenham uma visão integrada e panorâmica de tudo aquilo que acontece na empresa.

A seguir, descubra mais sobre esse e outros fatores que indicam como um sistema de gestão de hotéis pode auxiliar na administração de hospedagens. 

Como um sistema de hotel pode auxiliar na hospedagem?

De check-ins ágeis à gestão estratégica de reservas, descubra como um sistema de hotel pode transformar a dinâmica da hospedagem. Confira!

Mais visibilidade sobre reservas e situação dos quartos

Uma das principais funcionalidades que atrai os donos de hotéis a aderirem a um sistema de hotel, é a automação na gestão das reservas. Depois que conhecem a facilidade da ferramenta, não se imaginam mais gerenciando suas reservas em agendas e planilhas.

Isso porque o mapa de reservas garante uma visão clara do período, situação e ocupação dos quartos, mantendo tudo organizado, agilizando o atendimento e, principalmente, evitando o temido overbooking.

Poder visualizar a situação dos quartos de imediato é de extrema importância para garantir o bom andamento no processo das reservas. Com o sistema, o gestor tem total controle para gerenciar os quartos que estão livres, ocupados, reservados, limpos ou a serem encaminhados para a limpeza.

Dessa forma, é possível evitar que haja qualquer imprevisto com os hóspedes, como o quarto não estar pronto e limpo no horário de um check-in – algo inadmissível na gestão de um hotel, e que com o bom uso de um software de gestão, se torna algo muito difícil de ocorrer.

Controle financeiro preciso na hospedagem

Só quem administra um estabelecimento sabe o que é ter que lidar com tanta informação, documentos e contas. E nesse emaranhado de papéis, esquecer de pagar algo se torna quase que frequente. Mas a dor de cabeça e os juros que esses esquecimentos geram, é algo que você não precisa tolerar.

Lidar com dinheiro não é uma questão muito fácil, e uma má administração financeira pode jogar todo o esforço investido no seu hotel por água abaixo. A boa notícia é que com o auxílio de um sistema de hotel você pode gerenciar suas receitas e despesas com muito mais facilidade.

Com ele, você poderá gerenciar as contas a vencer, além de ter uma previsão precisa de todas as entradas, de acordo com as reservas do mês. Dependendo do sistema escolhido, este poderá ainda apresentar gráficos e relatórios de desempenho, profissionalizando ainda mais a gestão financeira do seu hotel.

Fácil acesso ao cadastro de hóspedes

Ter um cadastro de hóspedes hoje em dia não é mais uma opção, e sim uma grande oportunidade para seu hotel. Estrategicamente falando, este é um processo que poderá lhe trazer muitas vantagens, seja em agilizar o check-in daquele hóspede frequente ou surpreender com um desconto aquele que se hospeda pela segunda vez.

O cadastro de hóspedes também é ideal para fazer campanhas de e-mail marketing, atuando na fidelização de clientes e atraindo mais reservas diretas. Portanto, se você não tem o cadastro de hóspede como processo definido na recepção do seu hotel, deve se preparar para melhor atender.

O sistema funciona como um banco de dados, e toda vez que uma nova reserva for realizada, todas as informações do hóspede ficam salvas. 

Se o hóspede já esteve no seu hotel anteriormente, ao colocar o nome ou cpf, o sistema puxará automaticamente todos os dados do cliente, agilizando assim o processo do check-in, tanto para o hóspede que poderá se acomodar rapidamente, como para o recepcionista que poderá atender o próximo cliente o quanto antes.

Desse modo, você também terá informações relacionadas à passagem dele pelo seu hotel e a recorrência em que ele o visita. Além de ter um histórico completo sobre suas preferências, restrições e até reclamações. 

Além de otimizar o tempo do processo, melhora o relacionamento entre o seu hotel e o hóspede, causando uma boa impressão desde o início da estadia.

Segurança de informação na hospedagem

Com o auxílio de um software de hotel, todos os dados das hospedagens e das reservas ficam armazenadas eletronicamente, com cópias normalmente automáticas.

Fazer a gestão do seu hotel apenas com papéis é um grande risco, podendo acarretar perdas ou esquecimentos, falta de informações, dados imprecisos, dificultando qualquer planejamento e tomada de decisões futuras.

Gestão 360º: facilidade na organização operacional

Com a utilização de um sistema de hotel, todas as tarefas diárias podem ser organizadas, evitando imprevistos que comprometam a credibilidade do seu negócio.

Por meio de um software de gestão hoteleira, é possível interligar todas estas tarefas. Um sistema normalmente permite, de forma totalmente integrada, controlar check in, check out, overbook, reservas, estoque, caixa, contas a pagar, governança, controles e alertas, entre muitas outras funcionalidades.

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