Mapa de reservas: confiras as características fundamentais da ferramenta

Durante certas épocas do ano, é possível atingir a almejada taxa de ocupação máxima, quando o mapa de reservas se encontra praticamente preenchido. Contudo, essa meta pode ser mais acessível do que se imagina, por meio de uma gestão estratégica e bem planejada das reservas.

A eficácia na organização do mapa é crucial para acomodar novas reservas mesmo quando a ocupação aparenta estar no limite, assegurando assim uma taxa de ocupação máxima.  Para explorar ao máximo o potencial da alta temporada, preparamos este artigo para explicar como você pode aumentar suas vendas através de uma gestão organizada e estratégica das reservas. Acompanhe!

O que é um mapa de reservas?

Na indústria hoteleira, o mapa de reservas é uma representação visual da disponibilidade de quartos em determinadas datas. Ele é utilizado pelos funcionários do hotel para identificar rapidamente o status dos quartos, se estão ocupados, disponíveis ou reservados em um período específico.

  O mapa de reservas geralmente é uma das ferramentas mais utilizadas em um sistema de gestão hoteleira (PMS). Trata-se de uma tela que permanece aberta constantemente na recepção ou central de reservas, permitindo um atendimento ágil aos pedidos dos clientes.

A simplicidade na visualização e a facilidade de uso são elementos essenciais em um mapa de reservas. Telas excessivamente complexas ou com informações desnecessárias podem prejudicar o fluxo de gestão das reservas.

Quais são as características essenciais de um mapa de reservas?

É fundamental que o mapa de reservas apresente características essenciais para garantir sua eficácia. Abaixo, separamos alguns elementos importantes. Veja:

• Status das reservas: deve fornecer uma diversidade adequada de status de reservas, com diferenciação visual para facilitar a identificação rápida da ocupação;
  
  
• Intuitividade de uso: é importante ser fácil de cadastrar, alterar e visualizar reservas, permitindo inclusive a movimentação de reservas entre datas e quartos diretamente no mapa;
  
  
• Centralização das informações: é fundamental que ele exiba informações relevantes, como preços das diárias, disponibilidade e uma visão simplificada das datas e finais de semana, tudo em uma única tela;
  
  
• Disposição clara das categorias e UHs: deve organizar as categorias e unidades habitacionais de forma clara e rápida, garantindo que a disposição seja facilmente compreendida e que a tela caiba na totalidade do monitor;
  
  
• Acesso fácil às funcionalidades de reservas: reservas em grupo, bloqueio de datas e cadastro de novas reservas e hóspedes;
  
  
• Design atraente: o mapa de reservas deve ser visualmente atraente e agradável de usar, proporcionando uma experiência de usuário leve e eficiente. 

Vantagens de utilizar um mapa de reservas organizado

  Muitas hospedagens não conseguem atingir a ocupação máxima nos períodos de alta temporada devido à falta de alocação adequada das reservas. É fundamental organizar as reservas no momento da inserção no sistema, evitando assim lacunas que possam comprometer a ocupação.


Além de ajudar a alcançar a ocupação máxima, um mapa de reservas organizado oferece outras vantagens. Confira a seguir! 

Melhor gestão de recursos

Permite uma distribuição eficiente dos quartos, evitando lacunas na ocupação e maximizando a receita.

Agilidade no atendimento

Facilita o atendimento aos pedidos dos clientes, proporcionando uma experiência mais satisfatória.

Maior controle operacional

Permite um controle mais preciso das reservas, facilitando a identificação de oportunidades de melhoria e otimização.

Tomada de decisão informada

Fornece informações valiosas sobre a ocupação e a demanda, ajudando na tomada de decisões estratégicas.

Estratégias práticas para organizar o mapa de reservas

Existem diversas estratégias práticas que podem ser adotadas para organizar o mapa de reservas de forma eficiente. Além de inserir novas reservas nos mesmos tipos de quartos e priorizar a alocação nos quartos com check-out próximo, outras abordagens podem ser exploradas. 

Uma delas é a segmentação de clientes, onde os quartos são divididos por tipo de cliente ou preferências específicas, permitindo uma personalização mais eficaz do atendimento. Outra estratégia é reservar alguns quartos para ofertas especiais ou promoções, atraindo assim clientes em busca de oportunidades de economia.

Além disso, estabelecer parcerias estratégicas com empresas locais ou agências de viagens pode garantir uma ocupação constante durante todo o ano. Por fim, é fundamental manter um monitoramento contínuo do mapa de reservas, ajustando a estratégia conforme necessário para otimizar os resultados.

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