Sistema de check-in: confira dicas para implementar na sua hospedagem

A democratização da tecnologia fez com que os sistemas se tornassem mais acessíveis, intuitivos e seguros. Assegurar que sua propriedade tenha processos mais simples através da automação ficou cada vez mais fácil, e é uma necessidade cada vez maior. 

As pessoas estão cada vez mais adeptas às novidades tecnológicas. E dentro dessas inovações, uma ferramenta tem chamado a atenção dos gestores da área: o sistema check-in online.

O público hoteleiro já é um consumidor diferenciado, conectado, que busca por experiências memoráveis. E o check-in automatizado se torna um diferencial (e tanto) para possibilitar uma experiência completa a esse público antenado. Para quem viaja o tempo todo, contar com essas facilidades é essencial.

Neste artigo, saiba qual é a importância de simplificar o sistema de check-in e check-out e confira as soluções disponíveis no mercado. Boa leitura! 

Por que simplificar o sistema de check-in online e o check-out da propriedade?

O sistema de check-in é uma parte obrigatória no processo de hospedagem. Todos os hóspedes que chegam na propriedade precisam passar por ele, sem exceção. Mas ele pode ser um processo mais rápido e menos burocrático, aumentando a satisfação do hóspede. 

Imagine um indivíduo que viajou o dia todo de avião/ ônibus, enfrentou filas e escalas, táxis, metrôs e engarrafamentos para, finalmente, chegar na sua hospedagem. Nessas condições, qual o nível de disposição — e de empatia — para enfrentar uma fila ou preencher formulários de check-in tradicionais?

O sistema de check-in online para estabelecimentos hoteleiros permite antecipar alguns procedimentos via web para proporcionar um melhor atendimento ao cliente.

Você também prioriza a qualidade dos seus serviços e possibilita a atração e a fidelização de novos clientes. Além disso, viabiliza mais chances de construir uma imagem positiva de sua marca e de fortalecer o seu negócio.

As vantagens não acabam por aí. Com todos os dados do cliente em mãos, você pode utilizar para fazer um bom marketing hoteleiro, como envio de promoções para seus clientes, lembretes de dias especiais como aniversários e datas comemorativas, envios de eventos que acontecerão na propriedade ou no destino etc.

Além de aumentar a satisfação do hóspede, também é um processo para otimizar a produtividade na recepção do seu empreendimento hoteleiro.

Principais soluções para o sistema de check-in online

Com a crescente demanda por experiências sem contato e processos simplificados, os estabelecimentos de hospedagem buscam cada vez mais por soluções eficazes de sistema de check-in online. Existem no mercado diversas soluções para o check-in online:

1. Formulário do Google

Ao invés de preencher o formulário manualmente em papel, na hora de chegada à recepção, o hóspede pode preencher um formulário no sistema de check-in online antecipadamente, através de um formulário digital.

Esse é um processo mais simples e sem sincronização com os processos da recepção. 

2. Chatbot

O chatbot é uma boa forma de se comunicar com o hóspede de maneira automatizada, pois ele pode estar habilitado para responder as perguntas mais frequentes, e ainda é possível adicionar o processo de check-in online dentro do seu chatbot. 

A desvantagem é que muitos usuários veem dificuldades em conversar com chatbots, e muitas vezes isso causa uma insatisfação, ao não serem entendidos e ficarem ainda com dúvidas em relação ao solicitado.

3. Quiosques ou totems 

Outra opção são os terminais de check-in automático, que ficam na recepção do hotel e permitem que o hóspede pule todas as etapas tradicionais de check-in.

Eles podem ser desde um totem próprio mais elaborado, integrado ao sistema de gestão, ou uma solução mais simples, como um tablet configurado com o seu formulário.

4. WhatsApp

Existem ferramentas de check-in integradas ao WhatsApp, que facilitam a vida do hóspede e do hoteleiro, pois hoje em dia, quem não está conectado pelo WhatsApp?

A desvantagem é que normalmente essa opção não se integra aos sistemas de gestão, e seu recepcionista terá que alimentar manualmente o seu sistema para realizar os procedimentos de check-in.

5. Check-in online dentro de sistema de gestão

Alguns sistemas de gestão de propriedade já contam com um sistema integrado de check-in online, que é a forma ideal de se fazer o check-in online.

As informações já saem diretamente integradas ao sistema de gestão, facilitando todo o processo da recepção.

Dicas de como escolher o sistema de check-in online certo

Não se esqueça que, além de aumentar a satisfação do hóspede, o check-in online também é um processo para otimizar a produtividade na recepção da sua propriedade.

A escolha do sistema de check-in online mais adequado para sua hospedagem deve ser baseada nas suas necessidades, tendo em vista a otimização dos processos, a agilidade e melhoria dos serviços.

Escolher um check-in integrado a um sistema de gestão pode ser a melhor forma de agilizar os processos, evitar erros manuais e ainda assim dar um up na sua estratégia de marketing. Utilize os dados para fazer um marketing estratégico e personalizado.

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