PMS: o que é e como escolher o ideal para sua hospedagem?

Tradicionalmente, um sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) era definido como uma plataforma que permitia ao hotel gerenciar recursos de front-office, como realização de reservas, check-in/check-out de hóspedes, atribuição de quartos, gerenciamento de tarifas de quartos e faturamento. 

O objetivo era fornecer um software que substitua processos que demandam muito tempo, papel e planilhas. No entanto, à medida que a tecnologia avançava, os melhores PMSs evoluíram para se tornar o coração pulsante das operações hoteleiras.

A tecnologia PMS evoluiu e atualmente o gerenciamento de integração deve oferecer serviços que vão muito além da recepção, se tornando um sistema de operações de negócios essencial que permite aos gerentes oferecer uma experiência perfeita ao hóspede.

Se você não sabe o que é PMS ou quer saber mais sobre a ferramenta, como os principais desafios de implementação e as vantagens, desde suas funções básicas até seu papel atual como o cerne das operações hoteleiras, continue a leitura deste artigo!

O que é um PMS?

O termo PMS, ou Property Management System, se refere a um sistema de gestão de propriedades, e sua utilidade é fundamental na gestão de hotéis, hostels, pousadas e demais propriedades.

Essa ferramenta centraliza informações essenciais em um sistema inteligente, reunindo dados de clientes, controle de promoções, tarifas, análises de custos e contratos em um único banco de dados.

O PMS é uma solução indispensável para lidar com o alto volume de demandas e manter a excelência operacional. Sua implementação não apenas resolve desafios cotidianos, mas também moderniza a gestão, transformando-a em uma estratégia valiosa para impulsionar resultados positivos.

A importância do gerenciamento de integração em um PMS para a gestão da propriedade

Agora que você já sabe o que é PMS e como essa ferramenta é incrível para auxiliar na organização da sua hospedagem, já considerou que o alto fluxo de demandas em uma propriedade e a necessidade de excelência constante faz com que o trabalho seja complexo e muito exigente?

Adotar um PMS não é apenas uma solução inteligente para um problema frequente, é também uma oportunidade de modernizar a gestão e fazer dela algo mais precioso e estratégico, o que influencia diretamente na capacidade de gerar resultados positivos.

Por isso, o gerenciamento da integração de um PMS é fundamental para o trabalho diário dos gestores. Alguns dos principais pontos do gerenciamento de integração são:

• Atendimento a qualquer hora e em qualquer lugar seus hóspedes usando um PMS para hotéis baseado na nuvem para dispositivos móveis;
• Aumento da eficiência da arrumação dos quartos com atualizações instantâneas em dispositivos móveis com essa finalidade mediante o check-out dos clientes, liberando quartos para limpeza;
• Maior flexibilidade na gestão de quartos e melhore o tempo de resposta para tarefas de serviço de quarto;
• Conexão com operações e os processos financeiros aproveitando integrações pré-existentes para contas a receber;
• Projeção centralizada de dados do cliente e melhoria na qualidade e precisão dos perfis de hóspedes.

Quais são os benefícios do PMS para a gestão de propriedades?

A jornada do consumidor começa muito antes da chegada à propriedade, abrangendo desde a escolha do destino até a reserva da hospedagem. Essa interação contínua entre compra e estadia, engajamento com a equipe, experiência no quarto e feedback pós-estadia nas redes sociais é essencial para a satisfação do hóspede.

Os gestores de propriedades enfrentam o desafio de fornecer uma experiência personalizada enquanto administram um negócio bem-sucedido. As soluções de PMS para hotéis, hostels e pousadas atuais desempenham um papel fundamental, permitindo que os gestores atendam às expectativas dos hóspedes enquanto gerenciam eficientemente seus negócios.

A seguir, confira quais são os principais benefícios de contar com um PMS para gestão de propriedades. Confira!

Gestão de hospedagem

Independentemente do tamanho da propriedade, o fluxo de entrada e saída de hóspedes é sempre um desafio. O PMS simplifica esse processo, concentrando informações de check-in, check-out e reservas futuras, garantindo que a equipe de gerência possa se concentrar nas operações essenciais sem erros ou atrasos.

Quem trabalha com fluxo de hóspedes sabe que existem outros assuntos que podem desviar a atenção da equipe de gerência, fazendo com que seja difícil para um funcionário ficar focado exclusivamente na gestão das hospedagens.

Em pousadas, por exemplo, é bem comum encontrar um número reduzido de funcionários, que desempenham diversas funções no dia a dia, o que se torna mais um desafio. O PMS é capaz de concentrar as informações, o que facilita a gestão do negócio.

Registro de hóspedes atualizado com gerenciamento de integração

Relacionamento é tudo hoje em dia! Muitas empresas de diversos ramos apostam alto nas relações com o cliente para fortalecer sua influência sobre o mercado consumidor. Isso é feito com base em informações e uma comunicação eficiente, que tem como premissa o fato da empresa conhecer seu cliente.

O PMS hoteleiro permite que os gestores registrem informações importantes dos hóspedes, facilitando a comunicação personalizada e o fortalecimento do relacionamento ao longo do tempo.

Controle de desempenho e financeiro

O módulo financeiro do PMS fornece insights sobre receitas e despesas, permitindo que os gestores tomem decisões estratégicas, como ajustes de tarifas e controle de custos. Além disso, os relatórios analíticos ajudam a monitorar o desempenho da propriedade em relação às metas estabelecidas.

Toda informação envolvendo dinheiro é imprescindível para um controle diário e eficiente dos resultados. Pode-se somar aqui também a capacidade de gerar relatórios analíticos, que são documentos importantes emitidos pelo PMS que esclarecem como está o desempenho da propriedade frente às suas metas.

Principais recursos que todo PMS deve ter para gestão hoteleira

O PMS deve oferecer uma maneira eficiente de gerenciar reservas, incluindo a capacidade de visualizar e editar reservas existentes, fazer novas reservas e rastrear a disponibilidade de quartos em tempo real. Entre os principais recursos indispensáveis na ferramenta estão: 

• Gestão de reservas;
• Controle de mapas;
• Cadastros de hóspedes;
• Check-in e check-out;
• Controle de consumo de cliente;
• Gestão financeira e controle de estoque e compras;
• Ponto de Venda (PDV).

Como escolher o sistema para hotelaria ideal?

Escolher o sistema de hotelaria ideal é uma etapa crucial para o sucesso do seu negócio. Antes de fazer uma escolha, é essencial avaliar suas necessidades específicas. Faça uma lista das funcionalidades e recursos essenciais para o seu hotel, levando em consideração o tamanho do estabelecimento, o tipo de hóspedes atendidos e as áreas que precisam de automação.

Com uma lista em mãos, é hora de pesquisar as opções disponíveis no mercado. Compare diferentes softwares para hotel, considerando as avaliações de outros usuários, os recursos oferecidos e o custo de cada um. Além disso, verifique a facilidade de uso, procurando por interfaces intuitivas e recursos de treinamento e suporte.

Integração é outro aspecto importante a ser considerado. Certifique-se de escolher um sistema que possa se integrar facilmente com outros que você já utiliza, como sistemas de reservas online e de gestão de receitas.

O suporte ao cliente também deve ser levado em conta. Escolha um fornecedor que ofereça suporte técnico confiável e eficiente sempre que você precisar de ajuda.

Antes de tomar uma decisão final, faça um teste do sistema. Muitos fornecedores oferecem versões de teste gratuitas ou demonstrações que você pode experimentar para garantir que o sistema atenda às suas expectativas.

Seguindo essas dicas, você estará no caminho certo para escolher o sistema de hotelaria ideal para o seu negócio.

PMS: como implementá-lo na gestão da propriedade?

Implementar um PMS na gestão da sua propriedade é essencial para melhorar a eficiência e a qualidade dos serviços oferecidos aos seus hóspedes. 

Antes de tudo, é importante avaliar suas necessidades específicas e pesquisar fornecedores confiáveis. Personalize o sistema de acordo com as características do seu estabelecimento e forneça treinamento adequado para a equipe. Realize testes para identificar e corrigir possíveis problemas antes do lançamento oficial. 

Após a implementação, monitore regularmente o desempenho do PMS e faça ajustes conforme necessário para garantir sua eficácia contínua. É o caminho certo para uma implementação bem-sucedida da plataforma na gestão da sua propriedade hoteleira.

Principais desafios na implantação de um PMS 

Mudar o processo de trabalho não é uma tarefa fácil. E mesmo que a implantação de um PMS em hotel seja um trabalho com bons resultados, é preciso de um suporte eficaz para orientação de todos os colaboradores sobre os novos processos.

Além de buscar por um sistema com ótimos recursos, ao analisar um PMS é muito importante que você considere o serviço de suporte oferecido pelo fornecedor do software, afinal, nada pior do que ter alguma dúvida e não pode contar com a empresa responsável.

Por isso, ao definir o sistema de gestão de propriedade que será usado em seu estabelecimento dê preferência àqueles que oferecem atendimento exclusivo.

6 integrações que vão potencializar o uso do seu PMS na hotelaria

Para escolher o PMS ideal para seu negócio, é importante se atentar às integrações que ele disponibiliza. A seguir, confira as principais integrações que vão potencializar o uso da ferramenta na gestão da sua propriedade. 

1. Integrações com sistemas hoteleiros

Os programas para hotelaria são o centro de operações do hotel ou pousada. Quaisquer outros programas de apoio que a sua empresa tiver, é possível que sejam integrados ao PMS, direta ou indiretamente, a partir de um terceiro software.

Com o avanço das tecnologias disponíveis ao setor hoteleiro, é possível que essa integração seja feita com sistemas básicos de gestão, ou até com fechaduras eletrônicas e sistemas de gestão de energia.

2. Motor de reservas e Channel Manager (CM)

Poder controlar suas tarifas em qualquer canal de distribuição e em tempo real evita casos de overbooking e falhas de comunicação entre os vendedores e a recepção.

As integrações do motor de reservas, com channel manager e PMS fazem com que todo o processo de reservas online seja impecável, sem costuras soltas. Isso significa que o hóspede que fechar uma reserva na OTA que será automaticamente atualizado no PMS.

O sistema de gerenciamento de propriedade também será nutrido de outros dados da reserva, como informações do cliente, dados do cartão de crédito e outros detalhes específicos da reserva.

Saber por onde e como seu hóspede te conhece faz com que seja possível colocar em prática ações específicas para recuperá-lo como um cliente direto.

3. Revenue Management System (RMS)

Uma análise histórica das reservas é muito importante para entender a previsão de procura e os segmentos que o seu hotel atende.

Esse tipo de informação é muito usada no Revenue Management (RM) quando se trabalha com tarifas dinâmicas, diferentes para cada segmento/público.

Dependendo da qualidade dos dados extraídos, a melhor forma de fazer essa análise é automatizando esse processo, integrando o PMS com o seu sistema de gerenciamento de receita (RMS).

4. Customer Relationship Management (CRM)

A hotelaria é multicanal e todos os dias centenas de viajantes entram em contato, ligam e mandam mensagens por diversos canais de atendimento online. 

Para auxiliar nesse relacionamento com o cliente, existe o Customer Relationship Management (CRM), ou sistema de gestão de relacionamento com o cliente, onde a pousada pode coletar, organizar e visualizar os dados dos potenciais hóspedes, tudo isso centralizado em um único sistema hoteleiro.

O sistema permite enviar e-mails, criar uma base de dados inteligente dos clientes, segmentar perfis de hóspedes, fazer pesquisas de satisfação e muitas outras funcionalidades.

5. Check-in online

O check-in é uma parte obrigatória no processo de hospedagem. Todos os hóspedes precisam passar por ele, sem exceção. Mas ele pode ser um processo mais rápido e menos burocrático, aumentando a satisfação do hóspede. 

O sistema de check-in online para estabelecimentos hoteleiros permite antecipar alguns procedimentos via web para proporcionar um melhor atendimento ao cliente.

Você também prioriza a qualidade dos seus serviços e possibilita a atração e a fidelização de novos clientes. Além disso, viabiliza mais chances de construir uma imagem positiva de sua marca e de fortalecer o seu negócio.

As vantagens não acabam por aí. Com todos os dados do cliente em mãos, você pode utilizar para fazer um bom marketing para sua pousada, como envio de promoções para seus clientes, lembretes de dias especiais como aniversários e datas comemorativas, envios de eventos que acontecerão na pousada ou no destino etc.

Além de aumentar a satisfação do hóspede, também é um processo para otimizar a produtividade na recepção.

6. Sistema de automação de pagamentos

E se você pudesse tornar o processo chato da cobrança em uma forma automática e simples, através do seu sistema, deixando a sua recepção livre para fazer o que de fato nos diferencia: o atendimento, o ser anfitrião? A cobrança da reserva já foi feita lá no início, de forma automática e indolor, anterior à chegada do hóspede. 

Quando ele chega, é o momento de falar de coisa boa, de começar a aproveitar a viagem, de oferecer tours e produtos e de quebra aumentar o seu ticket médio.

Existem plataformas de automação de pagamentos integradas aos PMS.

Com elas, suas reservas diretas poderão ser cobradas automaticamente, e as reservas vindas de OTAs poderão ser cobradas de forma rápida e fácil, dentro da conta corrente da reserva.

Conheça o PMS da HQBeds e impulsione a gestão da sua propriedade

A HQBeds é uma empresa brasileira referência no mercado de soluções para gestão hoteleira, oferecendo uma plataforma all-in-one projetada para atender às diversas necessidades de hotéis, pousadas, hostels e propriedades de aluguel por temporada. 

Com mais de uma década de experiência no setor, combinamos tecnologia de ponta com um profundo conhecimento do mercado hoteleiro para oferecer soluções eficientes e inovadoras.

Diferenciais da plataforma

O PMS da HQBeds possui diversos diferenciais que certamente contribuirão para a otimização da gestão hoteleira. Confira-os abaixo: 

• Painel de Controle e Mapa de Acomodações: organize suas reservas online de forma eficiente com um painel de controle intuitivo e um mapa de acomodações que simplifica o trabalho do recepcionista;
• Controle de Estoque e Compras: gerencie seu inventário, crie listas de compras, acompanhe os produtos mais vendidos e cadastre comissões, proporcionando uma gestão financeira mais eficaz e aumentando o lucro do seu negócio;
• Check-in online: transforme o processo de check-in em uma experiência mais rápida e sem complicações, aumentando a satisfação dos hóspedes e facilitando o trabalho da recepção;
• Controle individual de consumo: monitore o consumo de cada hóspede ou visitante da sua propriedade, permitindo uma gestão mais precisa e personalizada;
• Sistema de comandas e Pontos de Venda: separe a operação do seu bar e caixa, possibilitando o atendimento de clientes que não estão hospedados na propriedade, ampliando as oportunidades de receita.

Com esses recursos, o PMS da HQBeds oferece uma solução completa e eficiente para a gestão hoteleira, contribuindo para a excelência no serviço e a maximização dos resultados do seu negócio.

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