25 de September de 2018 Rogério Minhano

Nuestro hostel, nuestro sistema: estamos constantemente en construcción

En junio de 2013 estuvimos con las obras del Café Hostel yendo al final. La parte de la quebradora ya había terminado y los cambios ya daban una carita de hostel para la casa renovada. Yo y el César trabajábamos juntos en una aseguradora. Nosotros éramos tercerizados y eso era una buena cosa en ese momento. El control sobre los horarios de un tercero era un tabú. Controlar horarios configura la celebración y, por no ser tan controlados, podíamos concentrarnos solamente en los resultados. Tanto en nuestros trabajos como ingenieros de software y en nuestros negocios. Durante ese período trabajaba con nosotros un amigo del César, que luego se volvió mi amigo también. Era un japonés ninja llamado Bruno.

Más o menos en esa fecha comenzamos a buscar herramientas para ayudarnos a administrar el hostel. El plan era automatizar lo que fuera posible de la operación, contratar algunos recepcionistas para hacer los turnos diarios, una persona para la limpieza y los turnos nocturnos nosotros haríamos. Yo y el César hicimos por algunos meses: mientras él dormía yo hacía, mientras yo dormía él hacía. De segunda a segunda. Sin descanso, sin quejas. En el pain, en el gain. Este período fue el más sacrificante para nuestra relación de socios / amigos. Tretas y más tretas. Deudas y trampa sin fin.

Había pocas opciones de software para la gestión de propiedades. Ya teníamos mucha experiencia con el desarrollo de software, la arquitectura de la información y los procesos de negocio. En realidad, lo único que sabíamos sobre el negocio era desde esta óptica. La óptica de la arquitectura de la información. Nosotros éramos expertos en escuchar un problema de negocio y construir herramientas. Sólo que ahora estábamos del otro lado: teníamos el problema y queríamos contratar una solución.

Las soluciones disponibles eran todas puntuales. Un sistema para recepción, otro que hacía la gestión de canales, uno más para el bar, otro para el control del stock. Eran muchos sistemitas con algunas funciones útiles y muchas inútiles. Para cualquier negocio, no importa la etapa en que esté, utilizar un montón de sistemas al mismo tiempo es siempre cuestionable. Eso es la cola balanceando el perro. Sus procesos de negocio determinan el sistema y no lo contrario.

Este escenario hizo que decidíamos también iniciar el desarrollo de una herramienta capaz de organizar nuestro hostel. Comenzamos haciendo un mapa de camas e integrándolo a un gestor de canales. El Café Hostel inauguró con el hqbeds funcionando. El sistema gestionaba los canales, daba para hacer checkin, checkout y consultar reservas futuras. César y Bruno, en medio de la tempestad, construyeron esa primera versión. ¡Nosotros enseñamos a los recepcionistas a driblar los bugs y la vida que sigue! No sé quién dio el nombre, pero llamar a ‘hq’ era más una denominación nuestra que propiamente un nombre para el sistema. Era el hq. La gente pasó a discutir nuevas funciones, nuevos módulos. Nuestras fiestas, que antes eran todas hechas a base de anotaciones en cuaderno, se convirtió en sistema. Nuestra acción que era pobremente controlada, se convirtió en sistema. Con el tiempo Bruno, como él mismo dice, abrió el paraquedas y saltó. César pasó a concentrar las decisiones sobre el sistema y yo, la operación del hostel.

Pasamos los primeros años de nuestra jornada construyendo el Café Hostel y el hq. La hqbeds fue abierta tres años después y la lección que aprendimos allí al principio, y que traemos en el corazón de esta startup, es que todo lleva tiempo y nada viene de gracia. Sin prisa, todos los días trabajamos duro, mantenemos nuestra cabeza erguida y la mirada allí en el futuro. Los dueños de hostels, posadas y hoteles que están con nosotros reciben un paquete de actualizaciones y novedades mensuales tanto en características como en mejoras en el servicio que prestamos. Aprender a servir al público del hostel también nos hizo aprender sobre cómo proveer servicios a los propietarios. Estamos constantemente en construcción.

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