10 de July de 2019 Karin Nisiide

Cuentas por pagar: realizando la gestión y comprendiendo la diferencia entre la fecha de jurisdicción y la fecha de pago

Tener un control preciso de sus finanzas es muy importante para su propiedad, pero no es suficiente solo para controlar la facturación de los pagos de reservas, las ventas de consumación y otros servicios.

Para saber exactamente qué sucede con la salud financiera de su negocio, debe registrar todos los ingresos y gastos: este es el tema que abordaremos en la sugerencia de hoy.

¿Todavía maneja sus gastos en hojas de cálculo o cuadernos? Si la respuesta es afirmativa, le aconsejo que lo cambie urgentemente. Este tipo de administración está completamente desactualizado y aumenta aún más las posibilidades de error humano, como la duplicidad de datos o la falta de publicaciones.

Para esto, hq proporciona una herramienta que traerá menos errores y más agilidad en los procesos de administración. Con la ayuda de la herramienta Cuentas por pagar, de hq, le ayudaremos a comprender exactamente los datos que está llenando para que en el futuro pueda gestionarlos correctamente y al 100% de forma automática.

Control de cuentas por pagar

En Cuentas por pagar, todos los gastos que tiene la propiedad, como el alquiler, las facturas de electricidad, agua, telefonía, internet, salario del personal, mantenimiento y otros tipos de servicios deben ser contabilizados.

Registre todos los gastos relacionados con la propiedad para tener un control preciso y real sobre las operaciones.

Con las contabilizaciones debidamente registradas, puede controlar qué cuentas deben pagarse y cuándo pagarlas, con la ayuda de los informes en el módulo financiero de hq. Aquí hay algunos ejemplos:

A través de Financiero> Cuentas por pagar, se pueden generar los siguientes informes:

 

Cuentas por pagar por fecha de vencimiento:

Cuentas por pagar por fecha de competencia:

Cuentas pagadas por fecha de pago

 

Entendiendo la diferencia entre fechas de jurisdicción y fecha de pago

Algunas dudas son comunes, como: ¿cuál es la diferencia entre la fecha de jurisdicción y la fecha de pago?

La fecha de pago se produce cuando se realiza el pago del gasto, es decir, cuando se retiró el dinero de su banco o efectivo, independientemente de cuándo se produjo ese servicio.

La fecha de competencia es la fecha en que se realizó el servicio, independientemente de si el pago ya se ha realizado o no.

Aquí hay un ejemplo:

Hubo una renovación en una de las habitaciones de la propiedad que se finalizó el 20/06/2019. El proveedor del servicio, una vez completado, emitió una factura por un monto de $ 5,000.00 y se acordó que el pago se realizaría 30 días después de la entrega del servicio, es decir, el 20/07/2019.

En Financiero> Cuentas por pagar, registraremos este gasto de la siguiente manera:

 

Podemos identificar en este ejemplo que la fecha de jurisdicción era el 20/06/2019 y la fecha de vencimiento el 20 de julio de 2019, así como la fecha de pago.

 

Controlando la fecha de jurisdicción en cuotas.

En cuotas, debe tener cuidado con los datos que ha registrado.

La fecha de competencia, en algunos lanzamientos, será siempre la misma. La fecha del evento del servicio se utilizará en todas las parcelas, y con el uso de la herramienta de cuotas de hq es mucho más fácil registrar las parcelas. Solo necesitarás hacer el primer lanzamiento y hq se encargará del resto.

Vea este ejemplo:

Lanzando un gasto que se realizó en 5 cuotas con intervalos de 30 días entre cuotas, pero el vencimiento de las cuotas debe ser todos los días 25:

En esta imagen, podemos observar que el mes de jurisdicción es julio, la primera cuota del vencimiento es 25/08/2019, el número de cuotas es de 5 y la frecuencia entre las cuotas es de 30 días.

Como el vencimiento debe ser cada 25 días, la opción Repetir fecha de vencimiento esta seleccionada, así como la opción de Congelar la fecha de la jurisdicción, lo que significa que para las otras cuotas que se crearán automáticamente, el mes de la jurisdicción siempre será julio.

Cuotas lanzadas con fecha de carreras congeladas:

Categorice sus gastos utilizando el Plan de Cuentas

Diariamente, se registran varios gastos o eventos de servicio, y una forma de mejorar la administración para obtener una vista más organizada en los informes es agrupar las contabilizaciones en gastos del mismo tipo.

Además, el Plan de cuentas se combina con la contabilidad para preparar estados financieros como el flujo de efectivo y el balance general de la empresa, y otros datos contables.

No hq registre su plan de cuentas, ingresos y gastos de una manera sencilla. Acceso financiero> Tablas de registro> Plan de cuentas y registro.

 

Pantalla principal Cuadro de cuentas

 

Aplicación del filtro de cuenta de gastos específicos en el Informe de cuentas por pagar

Generando informes de gastos agrupados por categorías

Con el plan de cuentas debidamente registrado y ya aplicado en los registros, puede obtener los valores de cada cuenta de gastos por separado en un período determinado y filtrando por fechas de competencia, pago, vencimiento y creación utilizando el Financiero>Informe de gastos

Aquí hay un ejemplo:

Informe de gastos por fecha de jurisdicción

Informe de gastos por fecha de pago

Informe de gastos por fecha de vencimiento simplificada

Lo financiero no es solo su facturación, no sea ciego con sus gastos, adminístrelos de la manera correcta. Aplique los flujos, averigüe si está obteniendo los beneficios esperados, identifique los principales gastos y trate de encontrar formas de reducir los costos. Con la ayuda de las herramientas que hq ofrece, tendrá menos trabajo y más tiempo para el enfoque principal.

Ver más detalles en nuestra Central.

 

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About the Author

Karin Nisiide
Karin Nisiide Propietaria del Tetris Container Hostel, en Foz do Iguaçu. Startup Update your hostel! Arquitecto y urbanista por formación, dejó todo para trabajar con turismo. Ama viajar y está en el momento aventurándose por Asia, en búsqueda de nuevas experiencias y más conocimiento en el área de hostels.

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