25 de junho de 2020 Marcus Paulo

Sistema de gestão de propriedade: qualquer software pode ser útil para o meu hostel?

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A rotina empresarial, se não for bem gerenciada, pode se tornar um caos e um pesadelo para os gestores e colaboradores. Além disso, muitas vezes tentamos organizar toda essa “loucura” em várias coisas: planilhas, cadernos, ferramentas de tarefas, entre outras, ou simplesmente ir fazendo. Mas um sistema de gestão de propriedade pode ser a sua solução.

Seguir dessa forma pode ser até possível, porém não se pode negar que traz um desgaste e tanto. Então qual seria a solução para essa situação?

A resposta mais simples é utilizar um sistema de gestão. Mas em casos específicos, como gerenciar um hostel, nem sempre qualquer software pode ser suficiente para auxiliar no seu dia a dia. Um sistema de gestão de propriedade requer ferramentas específicas que só um gestor de hostel ou pousada sabem.

Descubra abaixo o que é um software de gestão e, além disso, o que um sistema de gestão de propriedade precisa conter para atender todas as suas necessidades.

Sistema de gestão de propriedade: o que é?

Um sistema de gestão empresarial é um software que permite fazer a gestão das tarefas rotineiras de uma empresa, ele conecta as diferentes áreas e automatiza vários processos operacionais.

Ou seja, na mesma plataforma, você pode ter uma organização inteligente a cerca de atividades financeiras, envio de documentos e dados, estoques e compras, relatórios, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, dentre várias outras opções.

Além disso, ele te dá a possibilidade de centralizar as informações de vários setores, proporcionando facilidade ao consultá-las e gerar relatórios, impactando muito positivamente nas tomadas de decisão.

Mas afinal, todo e qualquer sistema de gestão funciona para um hostel?

Na verdade, não. No setor de hostel, um sistema de gestão que integra ferramentas CRM (Customer Relationship Management) e ERP (Enterprise Resource Planning) se torna o mais indicado, pois são ferramentas nas quais tem por objetivo gerenciar o relacionamento com o cliente, além de organizar toda a parte financeira da empresa, em questão de recursos.

Atualmente, essas ferramentas podem oferecer armazenamento de dados em nuvem, por exemplo, e outras funcionalidades essenciais para a gestão do seu hostel, pousada e outros empreendimentos.

Portanto, para manter o seu hostel competitivo e viável, confira alguns dos principais requisitos de um bom software – assim você vai poder se assegurar que o seu negócio está sustentado pela tecnologia.

Economia para o seu hostel

Assim como sabemos que a rotina de um hostel é densa, também sabemos que gera custos cada uma das atividades executadas, por isso, uma das principais vantagens do sistema de gestão é a economia que ele te propõe, uma vez que os esforços vão estar concentrados no sistema, com uma maior eficiência e produtividade, além de não precisar de terceiros para cuidar das particularidades das informações.

Eficiência na gestão de reservas

A tecnologia atual permite proporcionar facilidades para os hóspedes por meio de reservas online e pagamentos eletrônicos. No entanto, o controle das camas e de ocupação é fundamental do ponto de vista operacional e estratégico. 

Os controles manuais estão mais sujeitos a erros, por isso, a operação é mais bem conduzida com os controles de um bom sistema de gestão de propriedade. Além disso, uma ferramenta elaborada especificamente para a hostelaria segue boas práticas adotadas pelo setor, e a simples adoção da solução adequada melhora o fluxo de processos naturalmente.

Já do ponto de vista estratégico, as funcionalidades relativas à gestão de reservas garantem uma série de informações que facilitam a análise de desempenho, apontam gargalos a serem aprimorados e outros dados relevantes.

Elaboração de relatórios financeiros

Por mais que todos os outros dados sejam importantes, é no financeiro que você confere a lucratividade, a rentabilidade e a disponibilidade de caixa do hostel. Obviamente, não adianta nada manter o estabelecimento ocupado e prestar um serviço excelente sem obter o lucro devido.

No entanto, não basta encontrar um sistema que forneça as informações que você precisa. Elas devem estar disponíveis em tempo real e em um formato de apresentação amigável, prático e útil. Não são raras as situações em que algumas empresas se esforçam para gerar dados que são mais trabalhosos de levantar do que úteis.

Além disso, sistemas de gestão financeira para hostels são capazes de produzir relatórios com dados diários para que você possa identificar riscos, discrepâncias com as receitas e a contabilidade do estabelecimento de forma mais rápida.

Gestão de canais ágil e prático

Com a popularização dos smartphones, o cliente está em todos os lugares e a toda hora. Ele não está mais disposto e com tempo para buscar informações ou interagir com empresas disponíveis em um único canal.

Ao mesmo tempo, é impossível atendê-lo como ele espera sem dispor de recursos tecnológicos — do contrário, você não faria outra coisa. O setor de hostel se utiliza de canais específicos como o TripAdvisor, HostelWorld e Booking e ainda precisa se organizar em relação ao motor de reservas do site do hostel, OTAs, operadoras e agências de viagens. Ter um bom software de gestão de canais é fundamental nesse momento.

Anotou as dicas? Agora que você já sabe quais ferramentas de gestão de propriedade são realmente úteis para o seu hostel, é só se preparar para a retomada das atividades pós-pandemia. Para se inspirar, baixe o ebook “Como transformei o hostel lifestyle em um negócio rentável“.

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Marcus Paulo Natural de Foz do Iguaçu e publicitário por formação, esteve a frente por quase quatro anos da recepção do Tetris Container Hostel, em Foz do Iguaçu. Ama esse life style e agora compartilha suas experiências na hqbeds.

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