11 de maio de 2020 Karin Nisiide

Software de hostel: você tem um? Ele está valendo a pena?

Property Management System ou sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) é o software operacional mais usado por meios de hospedagem de qualquer porte e estrutura, desde hostels a grandes redes hoteleiras. Ele é uma plataforma de gerenciamento que centraliza e automatiza a operação hoteleira.

Esta ferramenta pode auxiliar sua propriedade na otimização das tarefas, tornando os processos de gestão mais ágeis. 

Mas não basta apenas ter um PMS. Você deve prestar atenção nas funcionalidades do seu sistema e perceber se ele realmente está adequado para a sua propriedade.

Basicamente, um hostel contrata um software de gestão para atender duas necessidades básicas:

  • Automatização do negócio, que evita falhas e possibilita que os processos decorram da melhor maneira possível;
  • Controle através da geração de relatórios estratégicos para tornar mais assertiva e competitiva a gestão do hostel.

Trazemos algumas dicas para garantir os melhores resultados na escolha de um PMS para hostel e os benefícios de ter este tipo de software em sua propriedade. Confira!

Integração com um Channel Manager

Poder controlar suas tarifas em qualquer canal de distribuição e em tempo real evita casos de overbooking e falhas de comunicação entre as plataformas e a recepção.

A integração com os canais de venda permite a alteração de variáveis em apenas um local, e ela é feita através do channel manager, ou gestor de canais. O uso dessa ferramenta é fundamental para evitar retrabalhos e erros manuais.

Escolha um sistema que esteja conectado a um bom gestor de canais, ou, melhor ainda, um sistema que possua gestor de canais próprio, evitando erros de conexão.

Interface simples e intuitiva

Ao escolher um PMS para o seu hostel, é importante ter em mente que é um sistema que será usado diariamente por vários funcionários e portanto, não pode ser complicado. Evitr as opções que possuem uma usabilidade confusa.

Um bom software de hostel deve entregar funcionalidades que sejam capazes de gerar benefícios aos usuários, e portanto, os melhores softwares são os que possuem uma interface de fácil entendimento e de simples operação.

Uma ferramenta intuitiva e que não imponha obstáculos, mesmo que sejam pequenos, favorece o encontro e registro de informações de forma rápida e prática. Dessa maneira, o PMS vira um aliado da equipe, facilitando as operações e aumentando a satisfação do seu hóspede.

PMS em nuvem

Antigamente, o PMS era local. Isso significa que o programa era comprado e instalado no computador. O problema era que a máquina tinha que respeitar certos pré-requisitos do sistema para rodar o programa, além de que toda vez que o programa precisasse de alguma atualização, era preciso uma instalação manual, pela equipe ou pelo provedor. 

Com um PMS para hostels na nuvem, a atualização é feita automaticamente pelo provedor. Além disso, você não corre mais o risco de um problema técnico excluir todos os dados do sistema, porque um pms na nuvem faz backup automático das informações de reserva e dos clientes.

Isso economiza tempo e gastos com TI no seu estabelecimento. Com uma infraestrutura simplificada, muitos sistemas podem ser acessados até mesmo pelos aparelhos móveis, como um tablet ou smartphone. Dessa forma, não é necessário que os seus funcionários estejam “presos” à recepção. E você também pode controlar tudo de onde estiver, acessar relatórios, listas de compras, dados do cliente, desde seu celular, facilitando sua gestão.

Controle financeiro e de desempenho

Ter um módulo financeiro em seu sistema de gestão é fundamental. O módulo de finanças apresenta aos gestores o balanço das receitas e despesas, que é essencial para que a gerência possa traçar estratégias como promoções, elevação dos preços da tarifa em um momento de alta procura ou controle dos gastos com o café da manhã.

Também de igual importância é a capacidade de gerar relatórios analíticos, que são documentos importantes emitidos pelo PMS e esclarecem como está o desempenho do hostel frente às suas metas. 

Alguns softwares mais modernos possuem ainda um módulo de BI – Business Intelligence, que é a ferramenta utilizada por muitas empresas na tomada de decisões inteligentes, mediante dados e informações recolhidas pelo sistema de gestão. O BI é a ferramenta responsável por entender o passado e o presente da empresa, para que seja possível prever os impactos futuros das decisões estratégicas tomadas hoje, e se pensar as melhores estratégias de mercado.

Sistema em constante inovação e atualização

Não adianta de nada ter um software de gestão ultrapassado e desatualizado.

É necessário garantir que o PMS para seu hostel ofereça soluções práticas e tecnológicas, e esteja em constante desenvolvimento.

Escolha um software que oferece uma forma inovadora do hostel se envolver com o hóspede. Isso garante agilidade e eficiência nos seus serviços. Opte por um sistema que dá condições para o hostel ousar e oferecer experiências individualizadas. Que ajude a criar lembranças duradouras, satisfazendo e fidelizando o cliente, com tecnologia de ponta.

Relacionamento com o hóspede

Procure um PMS que possui relacionamento com o hóspede, com possibilidade de cadastros de hóspedes pelo check-in online, com fotos, históricos de reservas, preferências do hóspede e registro de dados que facilitarão no contato com o cliente. 

Outra ferramenta que mantém o relacionamento com o hóspede é a automação de e-mails, fazendo com que o hostel esteja sempre em contato com seu hóspede. Dessa forma, o hostel consegue conhecer mais e melhor o perfil do seu cliente e criar estratégias para aproximá-lo.

Adotar um software de gestão não é apenas uma solução inteligente para um problema frequente, é também uma oportunidade de modernizar a gestão e fazer dela algo mais precioso e estratégico, o que influencia diretamente na capacidade de gerar resultados positivos.

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About the Author

Karin Nisiide
Karin Nisiide Proprietária do Tetris Container Hostel, em Foz do Iguaçu. Startup Update your hostel! Arquiteta e urbanista por formação, largou tudo para trabalhar com turismo. Ama viajar e sempre que pode está visitando e conhecendo hostels pelo mundo afora, para escrever as histórias de sucesso do Mochilão da hq!

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