14 de junho de 2020 Marcus Paulo

Quais funções do sistema de gestão de hostel não podem faltar?

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Quando estamos falando em soluções para o setor hosteleiro, precisamos ter em mente que o produto a ser vendido não é apenas um quarto, uma refeição e uma cama. Na verdade, o que proporcionamos ao cliente é uma experiência! E para isso, é preciso saber quais funções do sistema de gestão de hostel podem te ajudar! Afinal, todos buscam no hostel um substituto para todo o suporte e comodidade que teria caso estivesse no conforto de sua casa.

Para entregar um serviço à altura dessas expectativas, hostels e pousadas precisam elaborar e executar um complexo emaranhado de processos que vai desde o primeiro contato com o cliente até o check-out.

Por isso, é praticamente impossível prestar um serviço de qualidade sem utilizar um software de gestão de hostel como aliado. Mas afinal, você sabe quais funções um sistema de gestão precisa ter? Confira os principais abaixo!

Principais funções do sistema de gestão de hostel

Função 1#: Cadastro de clientes

Antes que qualquer outro passo mais concreto possa ser dado no sentido de atender as expectativas dos nossos clientes, precisamos saber quem, exatamente, eles são.

Um breve cadastro de cada pessoa já permite ao hostel ter informações importantes que fazer toda a diferença não apenas em nível operacional, mas também quanto ao planejamento estratégico do negócio. Por isso, é muito importante ter a opção de um check-in online.

Função 2#: Agendamento e organização de reservas

Um dos erros mais graves que podem ser cometidos pela gestão hostel é fazer reservas acima de sua capacidade ou errar no momento da reserva, entregando ao hóspede uma acomodação diferente da que ele havia solicitado.

Por isso, um sistema eficiente de agendamento e organização de reservas é um item de primeira necessidade.

Função 3#: Registro de consumo e controle de caixa

Outra preocupação da gerência no dia a dia do hostel é em registrar o consumo do hóspede. Isso inclui itens da recepção, bar, restaurante, etc.

Além disso, um bom sistema de gestão de hostel auxilia no controle de estoque com relatórios detalhados sobre a entrada e saída de insumos.

Função 4#: Manutenção dos quartos nas funções do sistema de gestão

A negligência com a troca de roupas de cama, toalhas e arrumação dos quartos pode significar para o cliente uma péssima experiência durante sua viagem. Ser importunado por funcionários do hostel em seus momentos de descanso também pode contribuir para desgastar as relações com o cliente.

Por isso, a organização e manutenção dos quartos deve ser cuidadosamente orquestrado, e um bom sistema de gestão poderá facilitar o controle desses períodos a fim de fazer um trabalho de excelência.

Função 5#: Organização de processos rotineiros

Do ponto de vista do cliente, o software de gestão de hostel opera como uma força invisível que permite prestar um serviço com a qualidade pela qual ele está pagando. Em outras palavras, ele percebe que o hostel acerta muito mais do que erra.

O cliente recebe exatamente o que pediu: um quarto para não fumantes e longe do ambiente social, por exemplo. Suas acomodações são limpas e a roupa de cama e toalha trocadas com frequência. A conta do bar não vem com repetições ou omissões. Diminuir a chance de erros é a forma mais efetiva de garantir a melhor experiência para seu hóspede.

Vantagens nas funções do sistema de gestão de um hostel

Não é apenas o cliente que ganha com a implementação de um software de gestão de hostel; o estabelecimento fica muito mais fácil de ser administrado. Isso acontece porque centralizamos as informações, melhorando a comunicação interna e praticamente eliminando a possibilidade de divergências. Isso evita, por exemplo, o retrabalho.

Além disso, todos os processos são integrados, fazendo com que boa parte das tarefas burocráticas sejam simplesmente eliminadas com a automatização.

Por fim, não poderíamos deixar de mencionar que as funções do sistema de gestão de hostel também fornece material de qualidade para que o gestor possa tomar as melhores decisões possíveis no momento de administrar seu negócio.

Ele pode acessar com facilidade relatórios gerenciais contendo os movimentos de entrada e saída de recursos da empresa, evitando perdas; pode acessar o volume de reservas para determinado período e ainda comparar essas informações com outros períodos, etc.

E você, como está se preparando para voltar aos trabalhos depois da pandemia provocada pela COVID-19? Aproveite e Baixe o guia “Guia definitivo de boas práticas para gerentes de hostels e pousadas“.

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Marcus Paulo Natural de Foz do Iguaçu e publicitário por formação, esteve a frente por quase quatro anos da recepção do Tetris Container Hostel, em Foz do Iguaçu. Ama esse life style e agora compartilha suas experiências na hqbeds.

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