Gestão fácil e real

Conheça os atrativos que trouxeram o Yolo Hostel para o hqbeds

Yolo Hostel Búzios

Foram algumas tentativas até chegar em um sistema que desse tranquilidade de controle de estoque e também do consumo do bar. Relatórios mais completos também chamaram a atenção

Búzios transformou um biólogo em hosteleiro

“A vida é muito doida, né?”. Foi assim que começou o nosso papo com Gabriel Correal, sócio do Yolo Hostel Búzios. Até então ele tinha ido viver em na península por conta de um emprego como biólogo em um projeto ambiental, mas foi demitido e não quis voltar para sua cidade natal, Niterói. “Fiquei. Precisava de dinheiro e fui trabalhar no turismo”.

Por pouco mais de um ano trabalhou no Nômade Hostel, que hoje deu lugar ao Bamboo Hostel Búzios. Quando pediu demissão para ir para um outro projeto, e voltar à vida de biólogo, um amigo o “chamou de canto” e propôs: “Vamos montar um hostel”. “Tá maluco, rapaz”, diverte-se ele lembrando que não tinha dinheiro e a ideia inicialmente não fazia o “menor sentido”.

Porém, acabou se rendendo. “Abrimos de louco mesmo, no impulso”. Mesmo já tendo uma experiência em hostel, era uma noção da parte operacional, sem a noção exata das responsabilidades de um dono e todas as suas funções. “Fui pegando essas partes aos poucos e buscando qualificação, como no projeto Shell Iniciativa Empreendedor, que ajudou muito”, admite.

No início, os processos foram inspirados pelos hostels que tinha conhecido e trabalhado, porém viu que “não era bem por aí”. “Cada hostel tem sua característica, a gente tem que ir adaptando coisas e criando novas rotinas para atender demandas que aparecem conforme a gente vai conhecendo a casa, suas necessidades e também entendendo melhor o estilo do nosso hóspede”.

Hoje o Yolo Hostel Búzios

43 camas

6 anos de vida

Nota 9,2 no Hostelworld

Planejamento e gestão eficientes caminham lado a lado

A falta de um plano de negócios e de um planejamento financeiro, já que começaram o negócio sem um grande capital inicial e para o giro, fez com que por um bom tempo tudo que entrava voltava como melhorias para o hostel, criando a experiência de casa de praia a que se propõe. “A minha sorte é que eu tinha um outro emprego e dali tirava meus sustento. Ainda investimos constantemente na casa, mas numa escala bem menor”, lembra.

Gabriel passou por dois sistema de gestão de propriedades, os PMSs, até chegar ao hqbeds. No primeiro, que era bom para recepção, sentia falta de relatórios melhores. Passou por um segundo sistema, mas aí conheceu o Rogério Minhano, co-fundador e CEO da hqbeds.

“Além de todos os benefícios que eu identifiquei em coisas pontuais do dia a dia da minha operação, muitos amigos hosteleiros que eu respeito no mercado estavam usando e adorando”, revela ele que usa o sistema para desde o fim de 2017.

Dentre as várias opções no mercado, aponta o foco do sistema nas peculiaridades de um hostel como um dos grandes diferenciais. “É uma equipe brasileira, conhecemos o dono, temos um acesso fácil e direto à equipe e me apresentou soluções que eu sentia falta”, aponta.

Transição tranquila e usabilidade intuitiva facilitam treinamento do staff

Segundo o empresário, a transição do sistema foi bem tranquila. Ele conta que pegou bastante informação com a equipe de suporte e com o próprio Rogério, mas sabe que pode ainda explorar muito mais as ferramentas do hqbeds. “Só a parte financeira eu demorei mais para entender e sei que ainda não estou 100%. Mas também é uma área que não é meu forte, preciso sempre de ajuda de pessoas com essa experiência”, confessa.

Os novos staffs rapidamente entendem como o sistema funciona, principalmente quem já trabalhou em hostel e entende o funcionamento do negócio. “Tem a questão de que muitas coisas só precisamos usar quando surgem os perrengues do dia a dia. Aí é o tempo de casa que vai te deixando safo em como usar ainda melhor o sistema”, analisa.

Cada hostel tem sua característica, a gente tem que ir adaptando coisas e criando novas rotinas para atender demandas que aparecem conforme a gente vai conhecendo a casa, suas necessidades e também entendendo melhor o estilo do nosso hóspede.
Gabriel Correal

Controle de estoque e consumo: o grande problema resolvido

Com um bar cheio de vibe na casa, ele queria ter o controle total do estoque para poder mensurar melhor os custos e lucros, além de desenvolver atividades que ativassem esse espaço. “Agora tenho um controle mais fácil e mais real. Além do estoque, a questão de controlar por comandas separadas em reservas conjuntas, e abrir para quem não está hospedado, me ajuda muito em eventos para público externo”.

Todo esse controle de estoque e consumo também ajudam a criar os relatórios detalhados que pesaram na decisão de implantar o hq no Yolo. “Antes eu ficava confuso com os relatórios que os sistemas me apresentavam e para mim isso é muito importante. Eu tenho públicos diferentes na alta e na baixa, preciso analisar bem os números para pensar nas ações”.

O Yolo Hostel Búzios melhorou e profissionalizou a gestão com a hqbeds. Já pensou onde a sua propriedade pode chegar?

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Quer abrir um hostel? Planeje, planeje e planeje um pouco mais

Que estão pensando em abrir um hostel tem muitas dúvidas. Você já deve ter conversado com dezenas de pessoas que chegam pedindo dicas e informações. Perguntamos ao Gabriel o que ele diria para quem está nesse momento. Planejamento foi a primeira palavra.

“Dos gastos aos investimentos fixos e variáveis. As questões de sazonalidade e flutuabilidade do seu destino, a proporção do peso do seu aluguel em relação ao faturamento é importantíssimo. Muita gente quer abrir um hostel por diversão e não é bem assim.

Metendo a colher no hqbeds

O acesso rápido e fácil ao pessoal da equipe é também uma forma do sistema se adaptar cada vez mais, junto ao hosteleiro, às demandas que surgem. “Sugerí que incluíssem um filtro por países na base de hóspedes cadastrados e agora está lá. Não exatamente como eu sugeri, mas entendo que as soluções precisam ser validadas com vários clientes e não com base em uma só sugestão”, lembra ele.

Claro que fez questão de aproveitar o papo para já lançar mais uma sugestão. “Com esse filtro que criaram por países, poderíamos já ter uma proporção exata por local e não ter que a gente tenha que contar manualmente e fazer esses cálculos. Agilizaria bastante”, propõe. Além disso, gostaria de ver um sub-total do consumo de cada hóspede de maneira individualizada em reservas conjuntas. “Será que rola?”.

É uma equipe brasileira, conhecemos o dono, temos um acesso fácil e direto à equipe e me apresentou soluções que eu sentia falta.
Gabriel Correal

Como o hqbeds ajudou o Yolo Hostel Búzios a automatizar seus processos

Ter um sistema capaz de controlar todos os detalhes da propriedade deixou o hosteleiro muito mais tranquilo. As questões com as contas de consumo foram resolvidas e o bar começou a funcionar melhor, com mais controle de estoque e possibilidades de planejamento.

Hoje, o Gabriel tem muito mais tempo para se dedicar em criar uma experiência única para seu hóspede, transformando sua casa de praia em um dos hostels mais animados e Búzios.

Controle mais mais fácil de real do estoque

Relatórios completos que ajudam no planejamento

Fácil acesso à equipe de suporte para tirar dúvidas e dar sugestões

Gestão do consumo dos hóspedes individualizado em reservas conjuntas

E aí, curtiu o primeiro destino do nosso mochilão?

Hoje falamos um pouco de como a automatização de processos, com um sistema eficiente de gestão de propriedades como o hqbeds, ajudou o Yolo Hostel Búzios a gerir melhor seus processos diários e, principalmente, controlar os estoques e o consumo. Mas tem muita gente por aí usando o hq para solucionar dezenas de outras questões operacionais.

Vamos buscar essas histórias pelo Brasil e trazer aqui pra vocês sempre às sextas-feiras. Na próxima semana, nosso mochilão virtual vai para outra região do país para contar mais uma história de sucesso da hostelaria nacional.

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