31 de outubro de 2019 Marcus Paulo

Dicas da hqbeds: conheça 5 ferramentas online para organizar o trabalho de recepcionista de hostel

O trabalho de recepcionista de hostel, geralmente, vai além da função básica de receber pessoas. É bastante comum que esse profissional também atue como um tipo mais “descolado” de secretário, tendo que agendar reuniões, atender telefonemas, responder mensagens em aplicativos de mensagens como o WhatsApp, organizar passeios, fazer o fluxo de caixa, deixar músicas rolando, entre outras atividades de gestão e atendimento.

Por esse motivo, conhecer ferramentas online de organização é muito importante. No post de hoje, selecionamos 5 ferramentas para que você, recepcionista de hostel, possa organizar melhor o seu trabalho e torná-lo ainda mais agradável. Confira!

Agenda online

Uma das principais ferramentas que deve ser utilizada em uma recepção de hostel é a agenda online, pois, em plena era tecnológica, é quase um “pecado administrativo” ainda utilizar agendas em papel.

A agenda online permite uma organização rápida e ágil, evitando erros comuns, como agendar mais de um compromisso ou passeios na mesma hora ou esquecer de apagar um horário que foi cancelado, por exemplo. Existem vários sites que podem servir como agenda online, como o Google Agenda, Calendário Business Agenda e o DigiCal.

Skype

A comunicação em um hostel deve ser rápida e prática. Para isso, a utilização de aplicativos mensageiros, como o Skype, é muito recomendada para esse tipo de estabelecimento.

Você pode utilizar o Skype para enviar mensagens breves, como avisos, comunicados ou solicitação de esclarecimento de dúvidas para a equipe e outros profissionais do hostel. Assim, eles poderão responder, quando houver tempo, sem que você precise interromper suas atividades.

hqbeds

Dropbox

Armazenar arquivos, como documentos de hóspedes antigos ou até mesmo formulários que geralmente devem ser preenchidos, é algo que também pode ser considerado função de um recepcionista. No entanto, deixar todos esses arquivos no computador é perigoso, tendo em vista que, no caso de o equipamento estragar ou pegar um vírus, tudo se perde.

O Dropbox permite o armazenamento gratuito de arquivos em nuvem. Desse modo, você pode fazer o upload desses materiais e guardá-los no ambiente online, podendo acessá-los em qualquer computador ou dispositivo móvel que esteja conectado à internet.

WeTransfer

Sabe quando você precisa enviar arquivos específicos para hóspedes, parceiros ou fornecedores? É comum que, em situações assim, os arquivos sejam muito pesados para serem enviados por e-mail.

Uma ideia para solucionar esse problema é utilizando o WeTransfer, ferramenta online e gratuita que permite a transmissão de arquivos de forma rápida e prática. De utilização simples, com o WeTransfer, você apenas precisa fazer o upload dos arquivos que deseja transferir e o destinatário receberá um e-mail com o link para download.

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Softwares de gestão de hostel

O diferencial de um software de gestão de hostel é que ele centraliza a maioria das funções citadas acima! 

Com um sistema é possível, por exemplo, otimizar o tempo gasto em atividades manuais, acessar cadastros e até entrar em contato com hóspedes de forma automatizada. Esses programas são feitos pensando na realidade de um hostel, facilitando muito o trabalho da recepcionista.

Com o software de gestão de hotelaria da hqbeds, por exemplo, você poderá confirmar reservas, enviar mensagens de boas vindas, despedida e informações de checkin e checkout utilizando templates customizáveis. Além de, é claro, ter muito mais segurança no gerenciamento de estoque, caixa e financeiro do seu estabelecimento.

E você, utiliza alguma ferramenta que facilite seu trabalho como recepcionista de hostel? Compartilhe com a gente nos comentários! E continue acompanhando todos os novos conteúdos da hqbeds! 😀

Imagens: Unsplash.

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Marcus Paulo Natural de Foz do Iguaçu e publicitário por formação, esteve a frente por quase quatro anos da recepção do Tetris Container Hostel, em Foz do Iguaçu. Ama esse life style e agora compartilha suas experiências na hqbeds.

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