27 de junho de 2019 hqteam

Controlando as reservas com dívidas no HQ

Controlando as reservas com dívidas do seu hostel, pousada ou hotel com o sistema da hqbeds

Em qualquer ramo de atividade, existem os clientes inadimplentes. No nosso ramo, existem os chamados “hóspedes fujões”. Por isso, o controle da cobrança precisa ter um processo bem desenvolvido, como prazo para cobrar, dias para a cobrança e pessoas responsáveis para fazer a cobrança.

Apesar de ser um momento desagradável, você precisa ser gentil, mas mostrar que o pagamento precisa ser realizado. O ideal é criar regras para o pagamento para evitar dores de cabeça futuras.

A cobrança pode ser abordada de várias formas: ligação, e-mail, mas no caso das reservas dos hóspedes que estiverem na casa, quem estará cobrando será sua recepção. Como sabemos, o(a) recepcionista lida com várias tarefas ao longo do dia, portanto essa cobrança precisa ser rápida e controlada de uma forma simples. E com a ajuda das ferramentas que o hq disponibiliza, seu staff pode controlar as reservas com saldo em aberto.

Alerta de Dívidas

Navegando pelo seu mapa de camas, visualize quais reservas estão com saldo devedor sem precisar acessar a reserva.

As reservas com dívidas serão destacadas com o ícone de bandeira vermelha, alertando que há saldo devedor.

Já na seção Reservas com Dívida do Dashboard, você terá um breve resumo com o nome do hóspede e valor em aberto:

 

As reservas ficam à mostra por até 7 dias após a data do check out na seção Reservas com dívidas do dashboard. Mas no mapa da propriedade, o alerta de dívida continuará.

Para utilizar o alerta de dívidas no hq, basta definir a partir de qual valor será habilitado o alerta em: Propriedade > Setup > Informações da Propriedade aba Mapa da Propriedade

Veja mais em nossa central

 

Gere relatórios de reservas com dívidas através de marcadores de reservas (label)

Você também pode gerar relatório de reservas filtrando apenas reservas com dívidas em um determinado período.

Crie um marcador chamado Dívidas, por exemplo, e use esse marcador nas reservas que deseja. E quando precisar gerar um relatório, é só utilizar o filtro label. Veja um exemplo:

 

Adicionando a label de Dívida na reserva

 

Reserva com label de dívida adicionada

 

Relatório de reservas por período de data de check in com filtro de label de Dívida

Para gerar o relatório de reservas acesse Reservas > Relatório > Reservas

 

Bloqueie check out em reservas com dívida

Mesmo realizando controle nos pagamentos das reservas e consumação, é possível que, em dias de casa cheia, alguma reserva acabe ficando com saldo em aberto e o hóspede já fez o check out. Em alguns casos, como walk ins, você não consegue cobrar posteriormente.

Para que essas situações não aconteçam e seu hostel acabe em prejuízo, ative o parâmetro de bloqueio de check out em reservas com dívida. Dessa forma, enquanto o pagamento não for realizado, o botão de check out na reserva não será habilitado.

Veja um exemplo:

Para ativar o parâmetro de bloqueio de check out em reservas com dívidas acesse Propriedade > Setup > Informações da Propriedade aba Configurações do Sistema, e ative o parâmetro Bloquear check out com dívida.

 

Escolha uma ou todas as opções e faça seu controle de forma simples e rápida. Evite prejuízos!

 

Tagged: , , ,

About the Author

hqteam
hqteam Aprenda a explorar nosso software com esse esforço conjunto da equipe da hqbeds!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *