16 de junho de 2020 Marcus Paulo

Como um sistema de gestão de hostel pode auxiliar na hospedagem pós-pandemia

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Ganhar tempo. Algo que parece ser improvável nos dias de hoje, principalmente no cenário de hospedagem pós-pandemia, que tornará o mercado financeiro diariamente oscilante. Mas, graças às façanhas da tecnologia, novidades surgem a todo instante para facilitar nossas vidas, e assim, fazer render aqueles preciosos minutos.

Por isso, hoje falaremos sobre um sistema que surgiu há algum tempo no mercado tecnológico, porém nem sempre recebe o devido valor pelos gerentes de hostel. Estamos falando do sistema de gestão de hostel, uma ferramenta que veio para simplificar e auxiliar, não somente na recepção, mas em diversos setores do seu hostel. E é claro, podendo auxiliar a retomada dos trabalhos pós-pandemia.

Não apenas para facilitar, o sistema de gestão de hostel serve para organizar os processos do meio de hospedagem, e profissionalizar a gestão dos hosteleiros. Ganhar tempo no check-in, encontrar o número de um hóspede rapidamente e saber quantos quartos estão livres para o fim de semana, são apenas algumas das vantagens que o sistema lhe garante.

Pensando nisso, separamos alguns pontos para lhe mostrar de que forma um sistema de gestão hosteleira atua nos processos do dia a dia do seu hostel e como ele será essencial para a retomada da hospedagem pós-pandemia.

Um sistema de gestão de hostel pode auxiliar na hospedagem pós-pandemia

Auxílio no retorno da equipe aos trabalhos

Um bom hostel necessita de uma boa equipe para funcionar. E nesse ponto, um sistema de gestão de hostel será primordial para auxiliar sua equipe a melhor trabalhar no retorno pós-pandemia.

Com processos agilizados e realizados de forma online, os gestores poderão determinar procedimentos para evitar o contato entre colaboradores, seguindo todos os procedimentos de higiene necessários para o bem-estar de todos.

Mais visibilidade sobre reservas e situação dos quartos

Uma das principais funcionalidades que atrai os hosteleiros a aderirem um sistema de gestão de hostel, é a automação na gestão das reservas. Depois que conhecem a facilidade que é, não se imaginam mais gerenciando suas reservas em agendas e planilhas.

Isso porque o mapa de reservas garante uma visão clara do período, situação e ocupação dos quartos, mantendo tudo organizado, agilizando o atendimento e principalmente, evitando o temido overbooking.

Poder visualizar a situação dos quartos de imediato é de extrema importância para garantir o bom andamento no processo das reservas. Com o sistema, o gestor tem controle total para gerenciar os quartos que estão livres, ocupados, reservados, limpos ou a serem encaminhados para a limpeza.

Assim é possível evitar que haja qualquer imprevisto com os hóspedes, como por exemplo, o quarto não estar pronto e limpo no horário de um check-in – algo inadmissível na gestão de um hostel, e que com o bom uso de um software de gestão, se torna algo muito difícil de ocorrer.

Controle financeiro preciso na hospedagem pós-pandemia

Os recursos pós-pandemia precisam ser muito bem administrados para a retomada dos trabalhos. Além disso, só quem administra um estabelecimento sabe o que é ter que lidar com tanta informação, documentos e contas. E nesse emaranhado de papéis, esquecer de pagar algo, se torna quase que frequente. Mas a dor de cabeça e os juros que esses esquecimentos geram, é algo que você não precisa tolerar.

Lidar com dinheiro não é uma questão muito fácil, e uma má administração financeira, pode jogar todo o esforço investido no seu hostel por água abaixo. A boa notícia, é que com o auxílio de um sistema de gestão de hostel você pode gerenciar suas receitas e despesas com muito mais facilidade, principalmente quando a pandemia passar.

Com ele você poderá gerenciar as contas a vencer, além de ter uma previsão precisa de todas as entradas, de acordo com as reservas do mês. Dependendo do sistema escolhido, este poderá ainda apresentar gráficos e relatórios de desempenho, profissionalizando ainda mais a gestão financeira do seu hostel.

Fácil acesso ao cadastro de hóspedes

Ter um cadastro de hóspedes hoje em dia não é mais uma opção, e sim uma grande oportunidade para seu hostel. Estrategicamente falando, este é um processo que poderá lhe trazer muitas vantagens, seja em agilizar o check-in daquele hóspede frequente, ou surpreender com um desconto, aquele que se hospeda pela segunda vez.

O cadastro de hóspedes também é ideal para fazer campanhas de e-mail marketing, atuando na fidelização de clientes, e atraindo mais reservas diretas. Portanto se você não tem o cadastro de hóspede como processo definido na recepção do seu hostel, deve se preparar para melhor atender no pós-pandemia.

O sistema funciona como um banco de dados, e toda vez que uma nova reserva for realizada, todas as informações do hóspede ficam salvas. Se o hóspede já esteve no seu hostel anteriormente, ao colocar o nome ou cpf, o sistema puxará automaticamente todos os dados do cliente, agilizando assim o processo do check-in, tanto para o hóspede que poderá se acomodar rapidamente, como para o recepcionista que poderá atender o próximo cliente o quanto antes.

Desse modo você também terá informações relacionadas a passagem deste pelo seu hostel e a recorrência em que ele o visita. Além de ter um histórico completo sobre suas preferências, restrições e até reclamações. Tudo isso, além de otimizar o tempo do processo, melhora o relacionamento entre o seu hostel e o hóspede, causando uma boa impressão desde o início da estadia.

Segurança de informação na hospedagem pós-pandemia

Com o auxílio de um software de gestão hostel no pós-pandemia, todos os dados das hospedagens e das reservas ficam armazenadas eletronicamente, com cópias normalmente automáticas.

Fazer a gestão do seu hostel apenas com papéis é um grande risco, podendo acarretar perdas ou esquecimentos, falta de informações, dados imprecisos, dificultando qualquer planejamento e tomada de decisões futuras.

Gestão 360º: facilidade na organização operacional

Com a utilização de um sistema de gestão de hostel no pós-pandemia, todas as tarefas diárias de um hostel podem ser organizadas, evitando imprevistos que comprometam a credibilidade do seu negócio.

Por meio de um software de gestão hosteleira é possível interligar todas estas tarefas. Um software normalmente permite, de forma totalmente integrada, controlar check in, check out, overbook, reservas, estoque, caixa,  contas a pagar, governança,  controles e alertas, entre muitas outras funcionalidades.

E você, como está preparando sua equipe? Baixe o guia “Guia para driblar a crise financeira do hostel” e saiba mais!

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Marcus Paulo Natural de Foz do Iguaçu e publicitário por formação, esteve a frente por quase quatro anos da recepção do Tetris Container Hostel, em Foz do Iguaçu. Ama esse life style e agora compartilha suas experiências na hqbeds.

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